Tu espacio de trabajo
Invitar a alguien de fuera
Gestorías, auditores y asesores: qué darles y qué no.
Tarde o temprano alguien de fuera necesita ver algo: la gestoría, un auditor, un abogado, un colaborador puntual. La tentación es hacerle administrador para que no vuelva a pedir nada; es también el error que más caro sale.
Qué darle según quién sea
| Quién | Qué necesita | Qué NO necesita |
|---|---|---|
| Gestoría o asesoría | Consulta sobre lo suyo, y descargar | Crear procesos, borrar, ver otros clientes |
| Auditor | Consulta acotada al alcance auditado | Nada más, y por un tiempo limitado |
| Abogado | El expediente concreto del asunto | El resto de la organización |
| Colaborador puntual | El equipo o proyecto en el que trabaja | Los ajustes de la organización |
Tres reglas
- Nunca administrador. Un externo no debe poder cambiar vuestros permisos ni vuestra configuración.
- Acotado a lo suyo, no a todo. «Solo consulta» sobre toda la organización sigue siendo demasiado.
- Con fecha de salida. Cuando acabe el encargo, se quita el acceso ese día, no cuando alguien se acuerde.
Importante
Si manejáis documentación de clientes que compiten entre sí, un acceso externo mal acotado no es un descuido interno: es información de un tercero que no ha dado permiso para que la vea nadie más.
Ten en cuenta
Un acceso de consulta acotado suele ser mejor que mandarle los documentos por correo: no deja copias sueltas y queda registrado qué miró y cuándo.
Ojo con esto
Revisa los accesos externos una vez al trimestre. Son los que más se olvidan porque no forman parte de vuestro equipo y nadie los echa de menos.
›¿Puedo dar acceso solo unos días?
Sí, y es lo recomendable para auditorías.
›¿Consume algo tener a un externo?
Consultar y descargar no consume.
›¿Se entera de que le vigilo?
Los accesos se registran igual que los de cualquier otro; no es vigilancia, es el mismo trato.
Un caso real
La situación
Una empresa da acceso de administrador a su gestoría para no tener que mandarle documentos.
Qué haces
- Lo cambia a consulta acotada a lo fiscal
- Revisa los accesos externos cada trimestre
Qué consigues
La gestoría sigue trabajando igual y deja de poder cambiar la configuración de la empresa.
La situación
Se invita como usuario a quien solo aportaba un papel.
Qué haces
- Le manda un enlace en lugar de una invitación
Qué consigues
No se consume una licencia por una aportación puntual.
La situación
Un externo necesita ver varios expedientes durante meses.
Qué haces
- Le da acceso limitado a lo que necesita
Qué consigues
Trabaja sin ver lo demás.
La situación
El externo termina y su acceso sigue activo.
Qué haces
- Retira el acceso al terminar
Qué consigues
El acceso refleja quién colabora hoy.
La situación
Nadie sabe qué externos tienen acceso.
Qué haces
- Consulta la lista de accesos externos
Qué consigues
La foto existe sin preguntar.
La situación
Un externo pide más acceso del que necesita.
Qué haces
- Concede lo mínimo para su tarea
Qué consigues
El alcance se ajusta al trabajo.
Este artículo responde a
- dar acceso a mi gestoría
- invitar a un auditor externo
- acceso temporal a un colaborador
- compartir con alguien que no es de la empresa