Glosario
Palabras que se confunden a menudo
Pares de términos que parecen lo mismo y no lo son, con la diferencia que importa.
Buena parte de los malentendidos con proveedores, clientes y auditores vienen de usar como sinónimos palabras que significan cosas distintas. Estas son las que más lío causan.
Firmar y certificar
Firmar es manifestar una voluntad sobre un contenido: lo acepto, lo apruebo, lo reconozco. Certificar es fijar que un fichero existía y no ha cambiado desde una fecha. Se puede certificar algo que nadie firma, y se puede firmar algo sin certificarlo.
Verificar y validar
Verificar es comprobar que algo es lo que dice ser (que el fichero no ha cambiado, que la firma es auténtica). Validar es decidir que sirve para vuestro propósito. Un certificado puede verificar perfectamente y no valeros porque está caducado.
Aprobar y aceptar
Aceptar es recibir algo como entregado. Aprobar es dar el visto bueno a su contenido. Cuando en un proceso se mezclan, alguien acaba dando por bueno lo que solo había recibido.
Importante
El par que más problemas causa es el segundo. «Está verificado» y «está validado» suenan igual y significan cosas distintas en una auditoría: lo primero es una propiedad técnica del fichero, lo segundo es una decisión vuestra de la que respondéis.
Tres más, más breves
| Par | Diferencia en una línea |
|---|---|
| Documento y datos | El documento es el fichero; los datos son lo que se ha extraído de él |
| Expediente y carpeta | El expediente tiene estado y proceso; la carpeta solo agrupa |
| Caducado y no vigente | Caducado lo dice su fecha; no vigente lo decidís vosotros |
Ojo con esto
Y una que no es un par sino una trampa: «copia auténtica» no significa lo mismo en todos los contextos. Cuando alguien os la pida, preguntad qué necesita exactamente antes de mandar nada — a menudo le basta con un documento verificable.
Por qué merece la pena usarlas bien
Ten en cuenta
Si en vuestra empresa una de estas palabras se usa con otro significado, escribidlo. Que en el sector se diga «validar» para lo que aquí es «verificar» no es un problema mientras esté claro en algún sitio.
›¿Da igual en el día a día?
Casi siempre sí. Deja de dar igual en cuanto hay un tercero o un conflicto.
›¿Cuál es el error más común?
Usar «validado» para decir que el fichero está íntegro.
›¿Hay más términos?
Sí, y están en el glosario general y en las entradas de cada concepto.
Un caso real
La situación
Un cliente pide «documentación validada» y el proveedor manda ficheros verificables.
Qué haces
- Preguntan qué necesita exactamente
- Descubren que quería el visto bueno de calidad, no una propiedad del fichero
Qué consigues
Se entrega lo correcto a la primera en lugar de dos vueltas de correos.
La situación
Se pide un documento «original» y llega un escaneo.
Qué haces
- Aclara si hace falta el papel o basta la copia
Qué consigues
Se evita una vuelta entera de mensajería.
La situación
Se confunde firmar con dar el visto bueno.
Qué haces
- Distingue quién aprueba y quién firma
Qué consigues
El circuito refleja lo que de verdad pasa.
La situación
Se usan «vigente» y «válido» como si fueran lo mismo.
Qué haces
- Comprueba a qué se refiere cada uno
Qué consigues
Se pide la fecha o la comprobación, según toque.
La situación
Un cliente pide «trazabilidad» y espera un informe.
Qué haces
- Pregunta qué quiere poder demostrar
Qué consigues
Se entrega lo que resuelve su necesidad.
La situación
Se mezcla «caducado» con «no aportado».
Qué haces
- Distingue el que venció del que nunca llegó
Qué consigues
La reclamación va dirigida a lo que corresponde.
Este artículo responde a
- diferencia entre firmar y certificar
- validar o verificar un documento
- aprobar y aceptar es lo mismo
- diferencia entre expediente y carpeta