Glosario
Glosario: qué significa cada palabra
Los términos que se usan en la plataforma, explicados en una línea cada uno.
Casi todas las confusiones de los primeros días son de vocabulario, no de funcionamiento. Estas son las palabras que conviene tener claras, en el orden en que se suelen encontrar.
Cómo se organiza la información
Carpeta
Contenedor para ordenar. Se anida y es opcional.
Proyecto
La unidad de trabajo. No se anida, pertenece a un módulo y todo documento vive dentro de uno.
Documento
El archivo en sí: lo que te entregan, lo que se firma o lo que certificas.
Datos
Los campos que salen de un documento: importe, fecha, número. Los propone la lectura automática y tú los confirmas.
Trackline
Esquema o proceso
La plantilla: qué se pide, en qué orden y a quién. Se diseña una vez.
Expediente
Una ejecución concreta de un esquema. Uno por proveedor, cliente o caso.
Fase
Un bloque de solicitudes que salen a la vez. La siguiente se abre cuando la anterior está completa.
Solicitud
Cada cosa que pides: un documento, unos datos, o las dos juntas.
Personas
Usuario
Alguien de tu organización, con cuenta y contraseña. Consume licencia.
Participante externo
Alguien de fuera —proveedor, cliente, firmante—. Abre un enlace, no tiene cuenta y no consume licencia.
Contacto
La ficha de una persona en tu agenda, con su correo, su móvil y su idioma.
Consigne
Firma simple
El firmante dibuja su firma. Queda registrado cuándo y desde dónde.
Firma avanzada
Lo mismo, y además confirma un código que le llega por SMS al móvil.
Cadena de evidencias
El relato completo de una firma: quién, cuándo, cómo y desde dónde.
Sello de tiempo
La certificación independiente de cuándo se firmó, que impide discutir la fecha.
SmartCheck y trazabilidad
Evidencia
Algo certificado: un archivo o unos datos, sellados con fecha demostrable.
Huella
El resumen único de un archivo. Cambia por completo si se altera un solo carácter, y por eso detecta manipulaciones.
Verificación pública
La página donde cualquiera puede comprobar un documento sin cuenta y sin tu permiso.
Dossier de auditoría
La exportación de una carpeta entera con sus evidencias y sus fechas.
Plataforma
Créditos
La unidad con la que se pagan las acciones con coste externo: lectura con IA, SMS, sellado.
Organización
Tu empresa dentro de la plataforma. Los datos de cada una están separados.
Registro de auditoría
El histórico inmutable de quién hizo qué y cuándo.
Código de error
El identificador con forma E-AAMMDD-XXXX que aparece cuando algo falla. Sirve para que soporte encuentre el problema exacto.
Un caso real
La situación
Alguien nuevo en el equipo intenta «dar de alta» a los proveedores como usuarios y se queda sin licencias.
Qué haces
- Mira la diferencia entre usuario y participante externo
- Descubre que el proveedor no necesita cuenta
- Quita las invitaciones y lanza el proceso con enlaces
Qué consigues
Las licencias vuelven a estar libres y los proveedores entregan igual, sin registrarse en nada.
La situación
Dos áreas llaman «expediente» a cosas distintas.
Qué haces
- Fijan el vocabulario con el glosario
Qué consigues
Las reuniones dejan de empezar aclarando términos.
La situación
Un correo interno habla de «lote» y nadie sabe si es de compras o de producción.
Qué haces
- Consulta la definición antes de contestar
Qué consigues
Se responde a lo que se preguntaba de verdad.
La situación
Alguien nuevo no entiende la diferencia entre fase y expediente.
Qué haces
- Lee las dos entradas seguidas
Qué consigues
Empieza a trabajar sin necesitar una sesión de formación.
La situación
Un proveedor pregunta qué significa un término del aviso.
Qué haces
- Le enlaza la entrada concreta del glosario
Qué consigues
La aclaración es una línea y no una llamada.
La situación
Se escribe un procedimiento interno con términos inventados.
Qué haces
- Usa los mismos nombres que la plataforma
Qué consigues
El procedimiento y la herramienta dicen lo mismo.
Este artículo responde a
- qué es un expediente en code contract
- diferencia entre esquema y proceso
- qué es un participante externo
- glosario de términos de la plataforma
- qué significa evidencia certificada