Glosario
Qué es un dato extraído
La diferencia entre el documento y lo que se ha sacado de él, y por qué no valen lo mismo.
Dato extraído
Un valor concreto —una fecha, un importe, un número de lote— que se ha leído de dentro de un documento y se guarda aparte, junto al documento y sin sustituirlo, para poder buscarlo, compararlo y avisar cuando toque.
Es la pieza que más se malinterpreta del sistema, y la confusión tiene consecuencias prácticas: mucha gente asume que si el dato está mal, el documento está mal, o que si el dato está bien, ya no hace falta mirar el documento. Las dos cosas son falsas.
Qué es cada cosa
| Aspecto | El documento | El dato extraído |
|---|---|---|
| Qué es | El fichero original tal cual llegó | Un valor leído de él |
| Para qué sirve | Es la prueba | Es lo que permite buscar y avisar |
| Si hay discrepancia | Manda el documento | Se corrige el dato |
| Se puede corregir | No, es lo que es | Sí, y queda constancia de quién lo hizo |
Importante
La tercera fila es la regla que resuelve casi todas las dudas: **ante cualquier diferencia, manda el documento**. El dato existe para que podáis encontrar y controlar; la prueba sigue siendo el fichero. Por eso corregir un dato mal leído no es «falsear» nada — es ajustar el índice, no el original.
Para qué sirve tenerlos
Ojo con esto
El matiz que no se deduce: un documento **sin datos extraídos sigue estando y sigue sirviendo como prueba**. Lo único que pierde es que no se le puede buscar por contenido ni avisar de sus fechas. Es la diferencia entre un archivo que guarda y un archivo que además trabaja — y explica por qué un escaneo sin leer parece «no estar» aunque se vea perfectamente en pantalla.
Cuándo conviene comprobarlo a mano
- 1
Si va a una factura o a un registro obligatorio
Cualquier cifra que salga hacia fuera se contrasta con la imagen.
- 2
Si el documento venía escrito a mano o corregido
Ahí la lectura devuelve valores plausibles que pueden no ser los escritos.
- 3
Y si el dato decide algo
Un vencimiento que dispara un bloqueo merece treinta segundos de comprobación.
Ten en cuenta
Cada lectura de documento con IA es una acción y consume; consultar después el dato extraído las veces que queráis, no. Por eso conviene decidir qué campos interesan de cada tipo de documento en lugar de extraer todo de todo.
›¿Puedo añadir un dato que no está en el documento?
Podéis anotarlo, pero conviene que se distinga de lo leído: no es lo mismo.
›¿Si corrijo el dato cambia el documento?
No. El documento no se toca nunca.
›¿Y si el documento se sustituye por una versión nueva?
Los datos se releen de la versión nueva; la anterior conserva los suyos.
Un caso real
La situación
Alguien ve que la fecha extraída no coincide con la del PDF y cree que el documento está mal.
Qué haces
- Comprueba la imagen y corrige el dato, que era lo desajustado
Qué consigues
El aviso de caducidad vuelve a ser correcto y el documento sigue intacto como prueba.
La situación
Se corrige el dato y se cree que el documento cambia.
Qué haces
- Comprueba que el documento sigue igual
Qué consigues
La prueba se mantiene intacta aunque el dato se ajuste.
La situación
Se busca por un importe y no aparece el documento.
Qué haces
- Revisa si ese campo se extrajo
Qué consigues
Se sabe si falta el dato o falta el documento.
La situación
Dos documentos distintos dan el mismo dato.
Qué haces
- Mira de cuál salió cada uno
Qué consigues
Se puede ir al origen desde el propio dato.
La situación
Un dato extraído se usa en un informe sin revisar.
Qué haces
- Aprueba antes lo que iba marcado como dudoso
Qué consigues
El informe se apoya en datos comprobados.
La situación
Alguien edita un dato y nadie sabe que se cambió.
Qué haces
- Consulta el histórico del dato
Qué consigues
La corrección tiene autor y fecha.
Este artículo responde a
- qué es un dato extraído de un documento
- diferencia entre documento y datos
- campos extraídos con ia
- por qué el dato no coincide con el pdf