Glosario
Qué es un expediente
Todo lo que hay que reunir sobre un asunto, junto y con sus fechas.
Expediente
La unidad de trabajo que agrupa todo lo relativo a un asunto concreto: qué se pidió, a quién, qué llegó, cuándo y en qué estado está.
Es la carpeta de toda la vida, con dos diferencias que importan: sabe qué falta, y sabe cuándo llegó cada cosa.
Expediente, proceso y plantilla
| Palabra | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Plantilla o esquema | El molde: qué se pide siempre | «Alta de proveedor» |
| Expediente | Un caso concreto salido de ese molde | «Alta de Talleres Muñoz» |
| Fase | Un bloque de peticiones dentro del expediente | «Documentación de empresa» |
Confundir plantilla con expediente es el error de organización más común: se crea una plantilla por cada proveedor y se pierde justamente lo que hacía útil tener plantillas.
Ten en cuenta
Un expediente puede tener varios participantes, y cada uno ve solo lo suyo. Es lo que permite pedir documentación a dos subcontratas que compiten sin que se vean entre ellas.
›¿Un expediente se cierra?
Sí, cuando está completo o cuando se decide que no va a avanzar.
›¿Puede tener documentos que no pedí?
Sí, se pueden añadir sin que fueran una solicitud.
›¿Se puede reabrir?
Sí.
Un caso real
La situación
Una empresa crea una plantilla nueva por cada proveedor que da de alta.
Qué haces
- Deja una sola plantilla «Alta de proveedor»
- Cada proveedor pasa a ser un expediente
Qué consigues
El proceso se puede mejorar en un sitio y beneficia a todos los altas siguientes.
La situación
Se abre un expediente por cada documento que llega.
Qué haces
- Agrupa en un expediente todo lo del mismo asunto
Qué consigues
La foto del asunto se ve entera y no en trozos.
La situación
Un expediente se cierra faltando un documento.
Qué haces
- Comprueba qué queda pendiente antes de cerrarlo
Qué consigues
El cierre significa lo mismo para todo el equipo.
La situación
Nadie sabe en qué punto está un asunto sin preguntar.
Qué haces
- Consulta el estado del expediente
Qué consigues
La respuesta no depende de a quién se pregunte.
La situación
Dos personas piden lo mismo al mismo proveedor.
Qué haces
- Trabaja sobre el expediente compartido
Qué consigues
El proveedor recibe una petición y no dos.
La situación
Meses después hay que explicar cómo se resolvió un asunto.
Qué haces
- Abre el expediente con su histórico completo
Qué consigues
La explicación sale del propio expediente.
Este artículo responde a
- qué es un expediente en trackline
- diferencia entre expediente y proceso
- qué es una carpeta de documentación
- cómo se organiza la documentación de un proveedor