Trackline
Qué es Trackline y cómo pedir documentos con él
Diseñas el proceso una vez, lo ejecutas cuantas veces quieras y la plataforma persigue por ti.
Trackline sirve para pedirle documentos y datos a alguien —un proveedor, un cliente, un empleado, tu propio equipo— y no tener que estar encima. Tú defines qué hace falta, la plataforma lo pide, insiste si no llega, lee lo que llega y te avisa cuando el expediente está completo.
La idea: proceso y expediente son cosas distintas
Esta es la única idea que hay que entender de Trackline, y todo lo demás sale de ella. Por un lado está el proceso —también llamado esquema—: la plantilla que dice qué documentos hacen falta para dar de alta a un proveedor, por ejemplo. Por otro lado está el expediente: lo que se crea cada vez que das de alta a un proveedor concreto.
En el correo esas dos cosas van mezcladas y por eso cuesta tanto: cada alta se escribe otra vez desde cero. Aquí el proceso se diseña una vez y se ejecuta cien.
| En qué se fija | Proceso (esquema) | Expediente |
|---|---|---|
| Qué es | La plantilla de lo que se pide | Una ejecución concreta de esa plantilla |
| Cuántos hay | Uno por tipo de trámite | Uno por proveedor, cliente o caso |
| Cada cuánto se toca | Se diseña una vez y se retoca de vez en cuando | Se crea cada vez que hace falta |
| Ejemplo | «Alta de proveedor» | «Alta de proveedor — Talleres Gómez» |
Qué se puede pedir
No solo archivos. Trackline distingue varios tipos de petición, y elegir bien el tipo es lo que evita tener que perseguir dos veces a la misma persona.
| Tipo | Qué le pides | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Documento | Que suba un archivo | El CIF, un certificado, una factura |
| Datos | Que rellene un formulario, sin subir nada | Un número de cuenta, una fecha, una talla |
| Documento + datos | Que suba el archivo y confirme unos campos | «Sube la factura y confírmame el importe» |
| Entrega | Eres tú quien le manda algo a esa persona | Mandarle el contrato ya firmado |
| Validación | Que apruebe o rechace, sin entregar nada | Que el responsable dé el visto bueno |
Cómo se crea un proceso, paso a paso
- 1
Entra en Trackline → Esquemas → Nuevo esquema
Ponle un nombre que reconozcas dentro de seis meses. «Alta de proveedor» es mejor que «Proceso 1».
- 2
Crea la primera fase
Una fase es un bloque de cosas que se piden a la vez. Por ejemplo «Documentación fiscal».
- 3
Añade dentro las solicitudes
Cada solicitud es una cosa que pides: un documento, unos datos o las dos juntas. Ponle un título claro, porque es lo que va a leer la persona de fuera.
- 4
Di a quién se le pide cada una
Puede ser alguien de fuera (con su correo o su teléfono), alguien de tu equipo, o tú mismo si eres quien lo sube.
- 5
Marca cuáles son obligatorias
El expediente no se da por completo hasta que estén todas las obligatorias. Las demás son deseables pero no bloquean.
- 6
Añade las fases siguientes si las hay, y guarda
No hay límite de fases. Al guardar, el esquema queda listo para ejecutarse tantas veces como quieras.
Ten en cuenta
Si te da pereza montarlo a mano: escribe en lenguaje normal lo que necesitas («quiero pedir a mis proveedores el CIF, el certificado de estar al corriente y el seguro») y la plataforma te propone el esquema entero, con sus fases y solicitudes. Luego lo editas.
Qué pasa cuando lo ejecutas
Al ejecutar el esquema se crea un expediente y salen los avisos de la primera fase. Cada persona recibe un enlace propio —por correo, SMS o WhatsApp, según lo que tengas de ella— y sube lo suyo sin registrarse en ningún sitio. Tú ves en todo momento qué ha llegado y qué falta.
Cuando llega un documento, la lectura automática lo abre, saca los datos que pediste y los rellena. Tú los revisas y confirmas. Cuando todas las solicitudes obligatorias de una fase están cerradas, se abre la siguiente sola.
Ojo con esto
La lectura automática propone, no decide. Cada campo viene con su nivel de confianza y la última palabra es siempre tuya: si algo se ha leído mal, lo corriges y queda registrado que lo corregiste tú.
Errores típicos al empezar
- Meterlo todo en una sola fase. Si pides doce documentos de golpe, la persona se agobia y no entrega ninguno. Reparte por bloques con sentido.
- Marcar todo como obligatorio. Si el 80 % lo es de verdad, el expediente se queda bloqueado por el 20 % que no importaba.
- Títulos de solicitud escritos para ti y no para quien recibe. «Doc. 3» no le dice nada a un proveedor; «Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social» sí.
- Crear un esquema por cliente. El esquema es la plantilla: si haces uno por cliente, has vuelto al correo.
Preguntas frecuentes
›¿Puedo cambiar un expediente que ya está en marcha?
Sí. Se pueden añadir solicitudes, añadir participantes e incluso añadir una fase nueva con el expediente en curso. Los cambios afectan a ese expediente, no a la plantilla.
›Si cambio el esquema, ¿cambian los expedientes que ya había?
No. Cada expediente se queda con la versión del esquema con la que se creó. Cambiar la plantilla solo afecta a los expedientes que crees a partir de entonces.
›¿Puedo reutilizar un esquema parecido sin partir de cero?
Sí: duplica el que ya tienes y edita la copia. Queda como un esquema independiente y el original no se toca. Es lo habitual cuando necesitas una variante por sector o por país.
›¿Por qué canal le llega el aviso a la persona?
Por los que tengas configurados para ella: correo, SMS o WhatsApp. Si tienes varios, se puede avisar por más de uno.
›¿Y si la persona no tiene correo, solo teléfono?
Funciona igual. El enlace se le manda por SMS o WhatsApp y lo abre en el móvil, donde además puede hacer una foto del documento en vez de subir un archivo.
Un caso real
La situación
Una constructora contrata a una subcontrata y no puede dejarla entrar en obra sin la documentación de prevención al día.
Qué haces
- Diseña el esquema «Alta de subcontrata» con tres fases: empresa, trabajadores y maquinaria
- Lo ejecuta al contratar, eligiendo la carpeta de la obra
- Deja que la plataforma reclame lo que falta hasta que el expediente está completo
Qué consigues
El día de la visita de inspección, el expediente de esa subcontrata está entero y con fecha de cada entrega.
La situación
Cada alta de proveedor se pide a mano por correo.
Qué haces
- Diseña el proceso una vez y lo lanza por proveedor
Qué consigues
La segunda alta cuesta dos minutos en lugar de media hora.
La situación
Nadie sabe qué proveedores tienen la documentación completa.
Qué haces
- Consulta el estado de todos a la vez
Qué consigues
Se actúa sobre los que fallan y no sobre los cien.
La situación
Perseguir a los que faltan ocupa una mañana a la semana.
Qué haces
- Deja que los recordatorios salgan solos
Qué consigues
La mañana se recupera y las entregas llegan igual.
La situación
Un cliente pide justificar qué se pidió y cuándo.
Qué haces
- Consulta el rastro del expediente
Qué consigues
La respuesta sale del propio expediente.
La situación
Cada persona pide documentos con su propia lista.
Qué haces
- Comparte una plantilla única
Qué consigues
Todos piden lo mismo y el proveedor recibe un mensaje coherente.
Este artículo responde a
- cómo pido documentos a un proveedor
- automatizar la petición de documentación a proveedores
- cómo dejo de perseguir documentos por correo
- qué es Trackline
- crear un proceso de alta de proveedor