Glosario
Qué es una fase
Repartir lo que pides en bloques, que es lo que más sube la entrega.
Fase
Un bloque de solicitudes que se abren juntas dentro de un expediente. La siguiente se abre cuando la anterior se completa.
No es una decoración organizativa: es la razón de que la gente entregue. Doce peticiones de golpe se dejan para luego; cuatro bloques de tres se van cerrando.
Cómo se reparten bien
«Documentación de la empresa», «documentación de las personas», «documentación de la maquinaria» son fases con sentido. «Fase 1», «fase 2» y «fase 3» no le dicen nada al que las recibe.
Ojo con esto
Encadenar demasiadas fases alarga el proceso: cada una espera a la anterior. Tres o cuatro suele ser el límite útil.
Ten en cuenta
Si todo lo que pides puede entregarse a la vez y no hay dependencias reales, una sola fase es lo correcto. Las fases sirven cuando hay orden, no siempre.
›¿Se puede abrir una fase antes de tiempo?
Sí, si te corre prisa esa parte.
›¿Se entera el participante de las fases siguientes?
Ve la suya. Las que no se han abierto todavía no le aparecen.
›¿Se puede añadir una fase con el expediente en marcha?
Sí.
Un caso real
La situación
Un alta pide once documentos en una sola fase y lleva tres semanas sin cerrarse.
Qué haces
- Los reparte en tres fases con nombre propio
Qué consigues
La siguiente subcontrata entrega los seis obligatorios en cuatro días.
La situación
Se piden quince documentos de golpe y no llega ninguno.
Qué haces
- Reparte en fases y empieza por lo imprescindible
Qué consigues
La primera fase se completa y el resto avanza detrás.
La situación
Una fase depende de que otra termine y nadie lo sabe.
Qué haces
- Ordena las fases según lo que de verdad depende de qué
Qué consigues
El proveedor no recibe peticiones imposibles de atender todavía.
La situación
Todas las fases se abren a la vez y el proveedor se pierde.
Qué haces
- Abre la siguiente cuando se cierra la anterior
Qué consigues
Cada momento tiene una lista corta y clara.
La situación
Una fase se queda parada y nadie lo nota.
Qué haces
- Deja que avise cuando una fase lleva demasiado abierta
Qué consigues
El atasco aparece sin buscarlo.
La situación
Las fases se llaman «fase 1» y «fase 2».
Qué haces
- Les pone nombres que digan qué se pide en cada una
Qué consigues
El proveedor entiende qué toca sin abrir nada.
Este artículo responde a
- qué es una fase en un proceso
- para qué sirve dividir en fases
- por qué no me piden todo a la vez
- orden de las fases de un expediente