Trackline
Cinco errores al diseñar una plantilla
Los fallos que hacen que un proceso bien pensado no funcione en la práctica.
Un proceso puede estar bien pensado y aun así no funcionar, y casi siempre es por una de estas cinco cosas. Todas se arreglan en cinco minutos si se detectan.
1. Todo en una sola fase
Doce documentos de golpe agobian. La persona abre el enlace, ve la lista y lo deja para luego. Repartir en bloques con sentido —empresa, personas, maquinaria— multiplica la entrega.
2. Todo marcado como obligatorio
Si el 80 % lo es de verdad, el expediente acaba bloqueado por el 20 % que no importaba. Obligatorio es lo que impide seguir, no lo que estaría bien tener.
3. Títulos escritos para ti
«Doc 3» o «Cert. SS» no significan nada para un proveedor. El título de la solicitud es lo primero que lee, y decide si entiende qué le pides.
4. Un esquema por cliente
La plantilla es lo que se repite. Si creas una por cliente has vuelto al correo, solo que con más pasos.
5. Olvidar la caducidad
Un certificado de estar al corriente vale tres meses. Sin fecha de vencimiento, el expediente parece completo el año siguiente y no lo está.
Ten en cuenta
Si un proceso lleva semanas sin cerrarse, repasa estos cinco antes de tocar nada más: cuatro de cada cinco veces está aquí.
›¿Cuántas solicitudes por fase son razonables?
Entre tres y seis suele funcionar. Más de ocho en una sola fase baja la entrega de forma clara.
›¿Puedo cambiar esto con el proceso en marcha?
Sí, sobre el expediente concreto. La plantilla se corrige aparte, para los siguientes.
Un caso real
La situación
Un alta de subcontrata lleva tres semanas abierta y solo han entregado dos documentos de once.
Qué haces
- Reparte los once en tres fases
- Deja obligatorios solo los seis que impiden entrar a obra
- Reescribe los títulos con el nombre completo del documento
Qué consigues
La siguiente subcontrata entrega los seis obligatorios en cuatro días.
La situación
La plantilla pide documentos que nadie mira.
Qué haces
- Revisa qué se usa de verdad y quita el resto
Qué consigues
El proveedor entrega antes porque le piden menos.
La situación
Los documentos se llaman con siglas internas.
Qué haces
- Usa nombres que entienda quien está fuera
Qué consigues
Bajan las preguntas y suben las entregas correctas.
La situación
No se distingue lo obligatorio de lo opcional.
Qué haces
- Marca cada documento según corresponda
Qué consigues
El proveedor prioriza lo que de verdad bloquea.
La situación
No se explica para qué hace falta cada documento.
Qué haces
- Añade una línea de contexto por documento
Qué consigues
Se contesta sin llamadas previas.
La situación
Se copia el circuito de papel con sus pasos muertos.
Qué haces
- Quita los pasos que existían solo por el papel
Qué consigues
El proceso nuevo es más corto que el que sustituye.
Este artículo responde a
- por qué no me entregan los documentos
- cómo diseñar bien un proceso de trackline
- buenas prácticas plantillas trackline
- el expediente se queda bloqueado