Glosario
Qué es una firma electrónica
Aceptar un documento por medios electrónicos dejando prueba de quién, qué y cuándo.
Firma electrónica
El acto de aceptar un documento por medios electrónicos, junto con el conjunto de datos que permite demostrar después quién lo aceptó, qué documento exacto era y en qué momento.
Lo importante no es el trazo ni la imagen: es la prueba que queda detrás. Una firma escaneada pegada en un PDF parece una firma y no prueba casi nada; una firma electrónica sin dibujo ninguno puede probar mucho más.
Qué la hace valer
Firma electrónica y firma digital
En conversación se usan como sinónimos. Con precisión, «firma digital» se refiere a la técnica criptográfica que hay debajo, y «firma electrónica» al acto jurídico. Para lo que te importa en el día a día, la distinción no cambia nada.
Ojo con esto
Una foto de tu firma pegada en un documento no es una firma electrónica: es una imagen. Cualquiera puede copiarla y pegarla en otro documento.
›¿Tiene el mismo valor que firmar a mano?
En el marco europeo la firma electrónica no se puede rechazar solo por ser electrónica. Lo que decide su fuerza es la prueba que lleva detrás.
›¿Necesito un certificado digital?
Depende del nivel que se exija. Para la mayoría de documentos comerciales, no.
›¿Vale un correo diciendo «conforme»?
Puede valer como aceptación, pero prueba mucho menos: no fija qué versión del documento se aceptó.
Un caso real
La situación
Un cliente pregunta si puede firmar el contrato «de verdad» en vez de electrónicamente.
Qué haces
- Se le explica qué queda registrado al firmar
- Firma desde el móvil
Qué consigues
El contrato queda con más prueba de la que habría tenido en papel, donde nadie registra cuándo se firmó.
La situación
Un proveedor dice que su firma escaneada en el PDF ya es una firma electrónica.
Qué haces
- Explica qué queda registrado en una y en otra
Qué consigues
Se distingue una imagen pegada de un acto con prueba detrás.
La situación
Alguien firma desde el móvil en un tren y duda de que valga.
Qué haces
- Comprueba las evidencias que quedaron guardadas
Qué consigues
El dispositivo no cambia lo que se puede demostrar.
La situación
Una empresa quiere saber qué prueba tiene si el firmante lo niega.
Qué haces
- Abre la copia firmada y su registro de evidencias
Qué consigues
La respuesta está dentro del propio documento.
La situación
Se firma en papel y nadie apunta el día.
Qué haces
- Firma electrónicamente y deja la hora registrada
Qué consigues
La fecha deja de ser lo primero que se discute.
La situación
Un firmante pide una copia después de firmar.
Qué haces
- Le entrega el documento firmado con sus evidencias
Qué consigues
Las dos partes se quedan con lo mismo.
Este artículo responde a
- qué es una firma electrónica
- definición de firma digital
- diferencia entre firma electrónica y digital
- es lo mismo firmar a mano que electrónicamente