Glosario
Qué es una plantilla
El molde con el que se abren los expedientes. Y lo importante: lo que cambia en el molde no cambia lo ya abierto.
Una plantilla es la respuesta escrita a «qué pedimos siempre en este caso». Se define una vez —qué documentos, en qué orden, a quién y con qué plazos— y a partir de ahí cada caso concreto se abre desde ella sin volver a pensarlo.
Plantilla
La definición de un proceso: qué se pide, en qué fases y con qué condiciones. No tiene documentos ni personas concretas.
Expediente
Un caso real abierto desde una plantilla, con su proveedor, sus fechas y sus documentos.
Qué hay en cada sitio
| Elemento | En la plantilla | En el expediente |
|---|---|---|
| Qué se pide | Sí, definido | Copiado al abrirlo |
| A quién | No: solo el papel que juega | Sí: la persona o empresa concreta |
| Documentos | Nunca | Los que se han ido aportando |
| Fechas | Los plazos, en abstracto | Las fechas de verdad |
Importante
El matiz que hay que tener claro antes de tocar nada: **cambiar la plantilla no cambia los expedientes que ya están en marcha**. Lo que se está tramitando siguió el molde que había el día que se abrió, y sigue con él hasta que se cierre. No es un descuido: si cambiara, un expediente a medio recorrer podría exigir de repente un documento que a esa empresa nadie le pidió, y su historial dejaría de explicar lo que ocurrió. Los cambios aplican a lo que se abra a partir de ahora.
Lo que se deduce de eso
Ojo con esto
Sobre retirar una plantilla que ya se ha usado: **los expedientes abiertos con ella no desaparecen ni se quedan huérfanos de contenido**. Lo que se pidió, quién lo aportó y cuándo vive en el propio expediente, no en el molde. Lo que sí se pierde es poder abrir casos nuevos igual que aquellos — así que antes de retirarla conviene tener la que la sustituye, no después.
Cuándo conviene una nueva y cuándo basta con retocar
- 1
Retocar: cambia un plazo, un texto, un documento más
Es el caso normal y no rompe nada.
- 2
Nueva: el proceso es realmente otro
Si cambian las fases y a quién se pide, no es la misma.
- 3
Y si dudáis, mirad los informes
Dos cosas distintas bajo el mismo nombre mezclan los números para siempre.
Ten en cuenta
Una plantilla bien pensada es la parte que más ahorra de todo esto, y también la que más se improvisa. El rato que se le dedica una vez lo recuperáis en cada expediente que se abre después.
›¿Puedo copiar una plantilla y ajustarla?
Sí, y es lo habitual cuando un cliente pide algo distinto.
›¿Cuántas conviene tener?
Las que alguien sepa explicar. Veinte casi iguales no las mantiene nadie.
›¿Aparecen las plantillas en los informes?
Lo que se cuenta son los expedientes; la plantilla es cómo se agrupan.
Un caso real
La situación
Una empresa corrige un plazo en su plantilla de alta de proveedores con doce altas en marcha.
Qué haces
- Cambia la plantilla y añade a mano lo urgente en los dos expedientes que lo necesitan
Qué consigues
Las altas en curso siguen con las reglas que se les comunicaron y las nuevas ya salen bien.
La situación
Se corrige una plantilla y se espera que cambie lo ya abierto.
Qué haces
- Ajusta a mano los expedientes en curso que lo necesiten
Qué consigues
Lo comunicado a cada proveedor sigue siendo cierto.
La situación
Cada persona crea su propia plantilla para lo mismo.
Qué haces
- Deja una sola y la comparte
Qué consigues
Las mejoras benefician a todos y no a uno.
La situación
Una plantilla acumula documentos que ya no se piden.
Qué haces
- La revisa cada cierto tiempo
Qué consigues
Se deja de pedir lo que nadie mira.
La situación
Se necesita una variante para un tipo de proveedor.
Qué haces
- Crea una segunda plantilla con nombre claro
Qué consigues
No se retuerce la original para casos que no cubre.
La situación
Nadie sabe qué plantilla usar para un caso nuevo.
Qué haces
- Nombra las plantillas por el caso que resuelven
Qué consigues
La elección es obvia sin preguntar.
Este artículo responde a
- qué es una plantilla de proceso
- diferencia entre plantilla y expediente
- si cambio la plantilla cambia lo que ya está abierto
- borrar una plantilla que se usó