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¿Una plantilla para todos o una por cliente?
La decisión que determina si dentro de un año tenéis tres plantillas o cuarenta.
Al principio se monta una plantilla. Luego llega un cliente que pide algo distinto y se duplica «solo para él». Un año después hay cuarenta plantillas parecidas, nadie sabe cuál usar y cambiar una cosa exige tocar cuarenta.
La regla que evita la proliferación
Importante
**Duplicad la plantilla solo cuando cambien los pasos, no cuando cambie lo que se pide dentro de un paso.** Si el proceso es el mismo y lo único que varía es la lista de documentos, no hacen falta dos plantillas.
Cuándo sí hace falta otra
| Situación | ¿Plantilla nueva? | Por qué |
|---|---|---|
| El orden de las fases es distinto | Sí | Es otro proceso, aunque se parezca |
| Hay un paso de aprobación que en el otro no existe | Sí | Cambia quién interviene |
| Se piden dos documentos más | No | Misma secuencia, distinto contenido |
| Es para otro país con otros nombres | Depende | Si solo cambian los textos, no |
Cómo se sabe que hay demasiadas
Ojo con esto
La cuarta es la más fácil de arreglar y la que menos se mira: una plantilla sin uso en seis meses o se retira o se marca. Dejarla ahí garantiza que alguien la use por error justo cuando importe.
La limpieza, cuando ya ha pasado
- 1
Listadlas por uso real
Cuántos expedientes lanzados en el último año con cada una.
- 2
Agrupad las que comparten secuencia
Suelen quedar tres o cuatro familias, no cuarenta casos únicos.
- 3
Quedaos con una por familia
Con la variación dentro, no como plantilla aparte.
- 4
Y retirad lo que no se usa, sin borrar los expedientes
Los expedientes lanzados con ella siguen existiendo; lo que se retira es la plantilla.
Ten en cuenta
Que la IA prepare un borrador de proceso ayuda a arrancar, pero no sustituye esta decisión: puede generar cuarenta plantillas correctas igual de rápido que tres, y el problema no era escribirlas.
›¿Y si un cliente exige su propio circuito?
Entonces sí es otro proceso: cambia quién interviene y en qué orden.
›¿Puedo cambiar una plantilla con expedientes en marcha?
Sí, y los que ya estaban lanzados siguen con la versión con la que salieron.
›¿Cuántas son razonables?
Menos de las que tenéis, casi siempre. Una por familia de proceso.
Un caso real
La situación
Una empresa acumula treinta y una plantillas de alta de proveedor.
Qué haces
- Las agrupa por secuencia y encuentra tres familias
- Deja tres plantillas con la variación dentro
Qué consigues
Un cambio normativo se aplica editando tres plantillas en lugar de treinta y una.
La situación
Se crea una plantilla por cliente y ya hay veinte.
Qué haces
- Unifica en una y marca lo específico como opcional
Qué consigues
Las mejoras llegan a todos a la vez.
La situación
Un cliente exige un documento que ningún otro pide.
Qué haces
- Crea una variante solo para ese caso
Qué consigues
La excepción no contamina la plantilla general.
La situación
Nadie sabe qué plantilla corresponde a un cliente nuevo.
Qué haces
- Nombra las plantillas por el tipo de caso
Qué consigues
La elección es obvia.
La situación
Una mejora se aplica a tres plantillas y a las otras no.
Qué haces
- Reduce el número de plantillas antes de mejorar
Qué consigues
El mantenimiento deja de multiplicarse.
La situación
Se duplica para un cambio de una sola línea.
Qué haces
- Usa un campo opcional en lugar de una copia
Qué consigues
La lista de plantillas no crece por cada matiz.
Este artículo responde a
- cuántas plantillas de proceso necesito
- plantilla distinta por cliente
- mantener muchas plantillas
- simplificar los procesos que tenemos