Glosario
Qué cuenta como dato personal
Más cosas de las que parece, y por eso importa quién puede verlas.
Dato personal
Cualquier información que permita identificar a una persona concreta, directamente o combinándola con otra. No solo el nombre y el documento de identidad.
La lista es más larga de lo que la gente supone, y es la razón de que dentro de una plataforma como esta haya que pensar quién ve qué.
Cosas que lo son y a veces se olvidan
| Dato | ¿Es personal? |
|---|---|
| Nombre, documento de identidad | Sí, evidentemente |
| Correo y teléfono de trabajo | Sí |
| Número de cuenta bancaria | Sí |
| Matrícula de un vehículo | Sí, si permite llegar a la persona |
| Certificado de formación de un trabajador | Sí, va a su nombre |
| El NIF de una sociedad | No, es de la empresa |
Importante
Los datos de salud, los de menores y los relativos a condenas tienen protección reforzada. Si vais a manejarlos —un reconocimiento médico, una formación de un menor en prácticas—, no lo tratéis como un documento más: decidid expresamente quién puede verlo.
La regla que resuelve casi todo
Pide lo mínimo que necesitas para lo que estás haciendo, guárdalo el tiempo que haga falta y no más, y que lo vea solo quien tiene que verlo. Con eso se cubre la mayoría de las situaciones del día a día.
Ojo con esto
Esto no es asesoramiento jurídico. Lo concreto de vuestro caso lo dice vuestro asesor o vuestro delegado de protección de datos.
›¿Puedo pedir el DNI a un proveedor?
Si lo necesitas para lo que estás haciendo, sí. Si no, mejor no tenerlo.
›¿Y una copia del carnet de conducir?
Solo si el puesto o el servicio lo exige.
›¿Guardar menos me deja peor cubierto?
No. Guardar lo que no necesitas es riesgo sin contrapartida.
Un caso real
La situación
Una empresa guarda copia del DNI de todos los candidatos que entrevista.
Qué haces
- Decide conservarlos solo de quienes se incorporan
- Aplica la regla a lo que ya tenía
Qué consigues
Deja de custodiar cientos de documentos de identidad que no tenía motivo para tener.
La situación
Se guarda un documento de identidad sin saber por qué hace falta.
Qué haces
- Revisa qué justifica conservarlo y durante cuánto
Qué consigues
Se conserva lo que tiene motivo y plazo.
La situación
Todo el equipo puede abrir documentación con datos sensibles.
Qué haces
- Limita quién ve qué según su trabajo
Qué consigues
El acceso deja de ser una cuestión de confianza general.
La situación
Se comparte un expediente entero cuando solo hacía falta un documento.
Qué haces
- Comparte únicamente lo que corresponde
Qué consigues
Se entrega lo pedido sin dar de más.
La situación
Un candidato pide que se borren sus datos.
Qué haces
- Localiza dónde están y actúa según la política
Qué consigues
La petición se atiende sin buscar por todas partes.
La situación
Nadie sabe cuánto tiempo se guarda cada tipo de documento.
Qué haces
- Fija una política de conservación y la aplica
Qué consigues
La decisión se toma una vez y deja de improvisarse.
Este artículo responde a
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