Trazabilidad y cumplimiento
Cuánto tiempo guardar los documentos
Guardar de más también tiene coste, y no es el del almacenamiento.
Guardarlo todo para siempre parece lo prudente y no lo es: cuantos más datos personales conservas sin motivo, mayor es el daño si algún día hay un problema, y menos defendible es tenerlos. La regla es guardar lo que hay que guardar, el tiempo que haya que guardarlo.
Órdenes de magnitud
| Tipo de documento | Suele conservarse |
|---|---|
| Contratos y sus anexos | Mientras dure la relación, más el plazo de reclamación |
| Documentación fiscal | Lo que marque vuestra normativa fiscal |
| Documentos de identidad de terceros | Lo mínimo imprescindible; muchas veces basta con verificarlos y no guardarlos |
| Evidencias de firma | Mientras el documento firmado tenga efectos |
Importante
Esto no es asesoramiento legal. Los plazos exactos los fija vuestra normativa y vuestro asesor; lo que la plataforma hace es aplicar lo que decidáis, de forma consistente y registrada.
Lo que pasa al cumplirse el plazo
Lo previsto en vuestra política: se elimina, o se archiva sin datos personales. En ambos casos queda constancia de que se aplicó la regla, que es lo que hay que poder enseñar.
Ojo con esto
Si alguien ejerce su derecho a que se borren sus datos, eso convive con las obligaciones de conservación: hay documentos que hay que guardar por ley aunque la persona pida borrarlos. La política es lo que resuelve el conflicto de antemano en vez de caso por caso.
›¿Se puede tener plazos distintos por tipo?
Sí, y es lo razonable.
›¿Se avisa antes de eliminar?
Se puede configurar un aviso previo.
›¿Y si hay un litigio en curso?
Se suspende la eliminación de lo afectado. Borrar algo relevante para un litigio en marcha es un problema serio.
Un caso real
La situación
Una empresa guarda copias de DNI de candidatos desde hace ocho años.
Qué haces
- Define que solo se conservan los de quien se incorporó
- Aplica la política a lo antiguo
Qué consigues
Deja de custodiar miles de documentos de identidad que no tenía motivo para tener.
La situación
Se conserva todo indefinidamente por si acaso.
Qué haces
- Aplica una política de conservación por tipo
Qué consigues
Se conserva lo que tiene motivo y plazo.
La situación
Se borra algo que hacía falta años después.
Qué haces
- Fija los plazos con el asesor antes de borrar
Qué consigues
El borrado deja de ser una apuesta.
La situación
Nadie sabe cuánto se guarda cada tipo de documento.
Qué haces
- Consulta la política aplicada
Qué consigues
La decisión se toma una vez y se aplica sola.
La situación
Un cliente pregunta cuánto tiempo guardáis lo suyo.
Qué haces
- Responde con la política escrita
Qué consigues
La respuesta es concreta.
La situación
El archivo crece sin criterio.
Qué haces
- Revisa qué ha superado su plazo
Qué consigues
El archivo deja de crecer sin control.
Este artículo responde a
- cuánto tiempo hay que conservar los documentos
- política de retención de datos
- borrar documentos antiguos rgpd
- obligación de conservar contratos