Integraciones
Sacar los datos para otro sistema
Para un informe, para vuestro ERP o para irse. Qué se puede sacar y en qué forma.
Sacar información hace falta más a menudo de lo que parece, y no solo para irse: para un informe que alguien quiere en su hoja de cálculo, para alimentar otro sistema, para entregar un expediente a un cliente o para responder a un requerimiento.
Tres cosas distintas que se piden como si fueran una
| Lo que se pide | Qué es en realidad | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| «Un Excel con los datos» | Un listado: quién, qué, cuándo, estado | Informes y análisis |
| «Los documentos» | Los ficheros originales, con su organización | Entregas, requerimientos, cambio de sistema |
| «Todo» | Las dos cosas, más el histórico de actividad | Salida ordenada o auditoría profunda |
Importante
Confundir las dos primeras es la causa de la mitad de las decepciones. Un listado sin los ficheros no sirve para entregar un expediente; los ficheros sin el listado llegan sin contexto y quien los recibe no sabe qué es cada uno.
Lo que conviene comprobar al exportar
- 1
Que los nombres de fichero sigan diciendo algo
Un volcado de ficheros con nombres internos es técnicamente completo e inútil en la práctica.
- 2
Que venga el índice de qué es cada cosa
Es lo que permite reconstruir la organización en el destino.
- 3
Que los datos extraídos vayan aparte
Fechas, importes e identificadores en un listado, no solo dentro de los PDF.
- 4
Y que el histórico de actividad esté si hace falta
Para una auditoría o un litigio, suele ser lo más importante.
Ojo con esto
Si el destino es otro sistema, no exportéis todo de golpe el primer día. Sacad una muestra pequeña, comprobad que entra bien y solo entonces el resto. Una migración completa que hay que repetir cuesta el doble y suele descubrirse tarde.
Cuando la exportación es para irse
Esa comprobación temprana es también un criterio para elegir cualquier plataforma: si no podéis salir con lo vuestro, no es una herramienta, es una dependencia.
Ten en cuenta
Para informes puntuales suele bastar con el listado. Reservad la exportación completa para cuando de verdad haga falta: es más pesada y no aporta nada extra a un análisis.
›¿Se pueden exportar solo unos expedientes?
Sí, y para entregas a cliente es lo habitual.
›¿Incluye lo que borré?
No; lo borrado no vuelve por una exportación.
›¿Y los datos personales?
Salen con el resto: al exportar, la responsabilidad de custodiarlos pasa a donde los pongáis.
Un caso real
La situación
Una empresa pide «una exportación» para un informe y recibe miles de ficheros.
Qué haces
- Distingue entre listado y documentos y pide solo el listado
Qué consigues
Tiene el análisis en una hoja de cálculo en minutos, sin descargar nada pesado.
La situación
Se necesita un listado mensual y se monta una integración.
Qué haces
- Usa la exportación programada
Qué consigues
El problema se resuelve sin nada que mantener.
La situación
La exportación sale sin el contexto de cada documento.
Qué haces
- Comprueba que incluye a qué expediente pertenece
Qué consigues
Lo exportado es utilizable en el otro sistema.
La situación
Se exporta todo cada vez y el fichero es inmanejable.
Qué haces
- Exporta solo el periodo o el filtro que hace falta
Qué consigues
El fichero se puede procesar.
La situación
La exportación se hace a mano el día 1 de cada mes.
Qué haces
- Programa la exportación
Qué consigues
El día 1 deja de ocupar a nadie.
La situación
Se exporta y no consta qué se sacó ni cuándo.
Qué haces
- Registra la exportación con su fecha y alcance
Qué consigues
Lo que salió es auditable.
Este artículo responde a
- exportar datos de la plataforma
- sacar la información a excel
- migrar a otro sistema documentación
- descargar todo lo nuestro