Trazabilidad y cumplimiento
Si algún día queréis cambiar de sistema
Qué os podéis llevar, en qué formato, y por qué conviene saberlo antes.
Es una pregunta que conviene hacer antes de empezar, no cuando ya lleváis tres años dentro. Y es razonable hacerla: lo que guardáis aquí son vuestros documentos, y quedarse atrapado en una herramienta es un riesgo real.
Qué os podéis llevar
| Qué | En qué formato |
|---|---|
| Los documentos | Tal y como se subieron, sin transformar |
| Los datos extraídos | En formato de hoja de cálculo |
| Las fechas y el histórico | Con la exportación, no aparte |
| Las evidencias de firma | Dentro de la copia firmada |
Importante
Que los documentos salgan **tal y como entraron** es lo que importa de verdad. Un sistema que os devuelva los PDF convertidos a otro formato os devuelve archivos que ya no coinciden con su huella, y con eso perdéis la posibilidad de verificarlos.
Lo que no viaja igual
Los procesos que hayáis montado, las plantillas y los flujos son específicos de cada herramienta y no se trasladan tal cual a ninguna otra. Lo que se traslada es lo que importa: los documentos, sus datos y sus fechas.
Ojo con esto
Si exportáis y luego alguien convierte los archivos «para ordenarlos», habréis perdido la verificabilidad de todo lo firmado. Los originales se conservan como salieron; las copias en otro formato son copias adicionales, no sustitutos.
Ten en cuenta
Preguntar esto antes de contratar cualquier herramienta —esta o cualquier otra— es una buena costumbre. Una respuesta clara es una señal; una respuesta vaga también.
›¿Puedo exportar solo una parte?
Sí, por cliente, por obra o por periodo.
›¿Sigue valiendo una firma exportada?
Sí, mientras conservéis el archivo original sin transformar.
›¿Cuánto tarda una exportación grande?
Depende del volumen; conviene probarlo con una parte antes de necesitarlo entero.
Un caso real
La situación
Una empresa prueba la exportación completa a los seis meses de empezar, sin necesitarla.
Qué haces
- Comprueba que los PDF salen sin transformar
- Verifica una firma exportada
Qué consigues
Sabe exactamente qué puede recuperar, y esa tranquilidad les permite meter dentro lo importante.
La situación
Se contrata sin preguntar cómo se sale.
Qué haces
- Pregunta el formato y el coste de exportar antes de firmar
Qué consigues
La salida se comprueba en lugar de suponerse.
La situación
Los documentos salen sueltos sin su contexto.
Qué haces
- Comprueba que la exportación conserva la estructura
Qué consigues
Lo exportado sigue siendo utilizable.
La situación
Se migra y el histórico se queda en el sistema viejo.
Qué haces
- Incluye el histórico en el plan de migración
Qué consigues
La migración no corta la historia.
La situación
Se pide la exportación cuando ya se quiere marchar.
Qué haces
- Pide una exportación de prueba antes
Qué consigues
La salida se conoce sin presión.
La situación
Nadie sabe qué pasa si el proveedor cierra.
Qué haces
- Mantiene copia periódica de lo importante
Qué consigues
La caída de un tercero no se lleva el archivo.
Este artículo responde a
- exportar todos mis documentos
- irme a otra plataforma
- cómo recupero toda mi información
- migrar a otro sistema documentos