Legal
Aceptar un cliente nuevo en un despacho
Identificación, conflicto de intereses y encargo por escrito, antes de empezar a trabajar.
El alta de un cliente en un despacho se despacha muchas veces con una llamada y una carpeta nueva. Es el momento en el que se asumen tres obligaciones distintas, y las tres son mucho más baratas de cumplir antes de empezar que después.
Las tres cosas que hay que cerrar
| Frente | Qué hay que tener | Por qué antes |
|---|---|---|
| Identificación | Documento de identidad, titularidad real si es sociedad | Empezar a trabajar sin ello ya es un incumplimiento |
| Conflicto de intereses | Comprobación contra vuestra cartera | Después significa renunciar al encargo |
| Encargo por escrito | Alcance, honorarios y qué no incluye | Es lo que evita la discusión del final |
Importante
La segunda es la que más caro sale por no hacerla. Descubrir a los tres meses que representáis a la otra parte en otro asunto no se arregla con una disculpa: se arregla dejando el encargo, a veces los dos.
Cómo se hace sin frenar la entrada
- 1
Un proceso de alta igual para todos
Que pida lo mismo siempre, para que nadie decida sobre la marcha qué se pide.
- 2
Documentación aportada por el cliente, no recopilada por vosotros
Se le manda una petición y sube lo suyo; el trabajo se reparte.
- 3
La comprobación de conflicto, registrada
No basta con hacerla: hay que poder demostrar que se hizo y cuándo.
- 4
Y el encargo firmado antes de la primera actuación
Firmado desde el móvil el mismo día, no un PDF que vuelve en dos semanas.
Ojo con esto
El caso urgente es el que rompe el sistema: un cliente que llega con un plazo que vence pasado mañana. Conviene decidir en frío qué mínimo es innegociable incluso entonces — normalmente identificación y conflicto — y qué puede completarse en las 48 horas siguientes.
Lo que hay que poder demostrar años después
Ten en cuenta
El último punto se olvida siempre. La identificación no es un trámite de una vez: en relaciones largas hay que actualizarla, y una sociedad puede cambiar de titularidad real sin deciros nada.
›¿Aplica a clientes particulares pequeños?
La obligación depende del tipo de servicio, no del tamaño del cliente.
›¿Y si el cliente se niega a identificarse?
Es motivo para no aceptar el encargo, y conviene dejar constancia.
›¿Puede el propio cliente subir su documentación?
Sí, por su enlace, sin cuenta y sin que veáis su documentación circulando por correo.
Un caso real
La situación
Un despacho acepta un encargo urgente y hace la identificación a las tres semanas.
Qué haces
- Define un mínimo innegociable para casos urgentes
- Manda la petición de documentación al cliente el mismo día
Qué consigues
Los altas urgentes se cierran en 48 horas con la comprobación de conflicto registrada.
La situación
Se acepta un cliente y la documentación llega meses después.
Qué haces
- Pide lo necesario antes de empezar
Qué consigues
El encargo arranca completo.
La situación
Cada persona pide cosas distintas al dar de alta.
Qué haces
- Usa una misma plantilla de alta
Qué consigues
Los expedientes son comparables.
La situación
Un documento de alta caduca y nadie lo revisa.
Qué haces
- Registra la vigencia al recibirlo
Qué consigues
El expediente sigue siendo cierto.
La situación
No consta qué se comprobó al aceptar al cliente.
Qué haces
- Registra las comprobaciones hechas
Qué consigues
La decisión de aceptar es explicable.
La situación
Un cliente antiguo nunca pasó por el alta actual.
Qué haces
- Consulta qué falta en los expedientes antiguos
Qué consigues
El hueco se cierra sin esperar a una revisión.
Este artículo responde a
- alta de cliente en un despacho
- identificación del cliente prevención blanqueo
- hoja de encargo profesional
- comprobar conflicto de intereses