Legal
Manejar datos de terceros en un despacho
No son vuestros datos ni los de vuestro cliente: son de los trabajadores y clientes de vuestro cliente.
Un despacho o una asesoría maneja una capa de datos que no maneja casi nadie más: los de los trabajadores y clientes **de su cliente**. Personas que no os contrataron, no os conocen y no eligieron que su nómina o su DNI pasara por vuestras manos.
Las tres capas, y quién responde de cada una
| Capa | De quién son | Vuestro papel |
|---|---|---|
| Datos de vuestro despacho | Vuestros | Responsables |
| Datos de contacto de vuestro cliente | De la empresa cliente | Normalmente responsables |
| Nóminas, DNI y datos de sus trabajadores | De esas personas | Normalmente por encargo de vuestro cliente |
Importante
La tercera capa es la que más volumen tiene y la que menos atención recibe. Si vuestro despacho sufre un incidente de seguridad, las personas afectadas no son vuestros clientes: son los trabajadores de vuestros clientes, y el daño lo sufren ellos.
Lo que reduce el riesgo de verdad
Cuando un cliente se va
Devolvedle su expediente completo y aplicad vuestra política de conservación al resto. Quedarse con los datos de los trabajadores de un cliente que ya no lo es, sin obligación que lo justifique, es acumular riesgo sin ninguna contrapartida.
Ojo con esto
Esto no es asesoramiento jurídico y vuestras obligaciones concretas dependen del servicio, del contrato con el cliente y de vuestra normativa profesional. Lo que sí es seguro es que la pregunta se la vais a tener que responder a alguien: mejor tenerla pensada antes.
Ten en cuenta
Si un cliente os pide acceso a lo suyo, dárselo acotado es más seguro que mandarle un correo con todo: no deja copias sueltas y queda registrado qué miró.
›¿Necesito un contrato específico con mi cliente?
Para el tratamiento por encargo suele hacer falta; consultadlo.
›¿Puedo conservar el expediente tras la baja del cliente?
Lo que os obligue a conservar vuestra normativa profesional, y no más.
›¿Y si un trabajador de mi cliente me pide sus datos?
Normalmente esa petición se dirige a su empresa, no a vosotros; consultadlo antes de responder directamente.
Un caso real
La situación
Una asesoría conserva copias de DNI de trabajadores de clientes que se fueron hace años.
Qué haces
- Comprueba qué está obligada a conservar
- Elimina el resto
Qué consigues
Deja de custodiar cientos de documentos de identidad de personas que ni siquiera son sus clientes.
La situación
Llega documentación de un cliente con datos de terceros.
Qué haces
- Comprueba qué contiene antes de archivarla
Qué consigues
Se sabe qué se está custodiando.
La situación
Todo el despacho puede abrir cualquier expediente.
Qué haces
- Limita el acceso según el encargo
Qué consigues
El acceso deja de ser general por defecto.
La situación
Se conserva todo indefinidamente por si acaso.
Qué haces
- Aplica una política de conservación
Qué consigues
Se conserva lo que tiene motivo y plazo.
La situación
Se comparte un expediente entero cuando bastaba un documento.
Qué haces
- Comparte solo lo que corresponde
Qué consigues
Se entrega lo pedido sin dar de más.
La situación
Un cliente pide saber qué se guarda de él.
Qué haces
- Consulta el índice de su expediente
Qué consigues
La respuesta es concreta.
Este artículo responde a
- datos personales de los trabajadores de mi cliente
- despacho protección de datos de terceros
- encargado del tratamiento asesoría
- cuánto conservo los datos de un cliente que se fue