Legal
El que tiene que trasladar la exigencia hacia abajo
Vuestro cliente os exige a vosotros y vosotros dependéis de cuatro proveedores que no le conocen. La cadena la sostenéis vosotros.
Firmasteis con un cliente exigente y en esa firma hay compromisos que **no dependen de vosotros, sino de la gente a la que compráis**: el que os aloja los datos, el que os hace una parte del servicio, el que os manda a los técnicos. Vuestra posición es la que sostiene la cadena, y es también la única a la que se le puede reclamar por los dos lados a la vez.
La cuenta que no cuadra sola
| Lo que os exigen | De quién depende | Quién responde |
|---|---|---|
| Cómo tratáis la información | De vosotros | Vosotros |
| Dónde está alojada | De vuestro proveedor | Vosotros |
| Quién puede acceder | De los dos | Vosotros |
| **Lo que haga el proveedor de vuestro proveedor** | **De nadie que conozcáis** | **Vosotros** |
Importante
**La regla que evita el 90 % de los problemas de esta posición es exigir hacia abajo, como mínimo, lo mismo que os exigen a vosotros — y hacerlo cuando se contrata, no cuando se pregunta.** Lo que no esté en vuestro contrato con el proveedor no lo vais a conseguir después: en ese momento sois un cliente pidiendo un favor, y el favor tiene un precio o una negativa educada.
Lo que hay que tener por cada proveedor que toca algo del cliente
- 1
Qué le habéis exigido, por escrito
Y comprobar que cubre lo que os exigieron a vosotros.
- 2
Qué os ha entregado y cuándo
Con fecha, porque lo que caduca aquí caduca hacia arriba.
- 3
A quién subcontrata él
Preguntarlo al contratar es normal; preguntarlo después es un incidente.
- 4
Y qué pasa si cambia algo
Un proveedor que se muda de sitio o de dueño os afecta antes de que os avise.
Ojo con esto
El momento en que esta posición duele es **una auditoría de vuestro cliente que baja un escalón más**. Ya no preguntan qué hacéis vosotros: preguntan por vuestros proveedores, con nombre. Si a esa pregunta se contesta con una lista y sus documentos al día, es un trámite. Si se contesta con «tendría que preguntar», el hallazgo ya no es sobre el proveedor: es sobre vosotros, porque lo que se ha demostrado es que no lo sabíais.
Ten en cuenta
Qué obligaciones tenéis sobre vuestros proveedores según el tipo de servicio y de información, qué hay que pactar por contrato y qué régimen aplica a cada eslabón **lo concreta vuestro asesor**, y cambia mucho entre sectores y países. Aquí se explica lo organizativo: cómo pedirlo, cómo tenerlo al día y cómo poder contestar por la cadena entera sin llamar a nadie.
›¿Tengo que exigir a mi proveedor lo mismo que me exigen a mí?
Es lo que evita el hueco. Cómo se articula lo concreta vuestro asesor.
›¿Y si mi proveedor es mucho más grande que yo?
Pasa a menudo, y entonces la palanca es elegirlo bien al contratar.
›¿Cada cuánto hay que revisarlo?
Mejor que revisar: que avise cuando algo vence. Revisar se deja de hacer.
Un caso real
La situación
El cliente audita y pregunta por vuestros proveedores con nombre.
Qué haces
- Mantiene un expediente por proveedor con su documentación
Qué consigues
Se contesta con una lista en vez de con una consulta.
La situación
Un documento de un proveedor caduca y afecta a lo que prometisteis.
Qué haces
- Avisa de los vencimientos de terceros como de los propios
Qué consigues
El hueco se cierra antes de que llegue la pregunta.
La situación
Nadie sabe a quién subcontrata vuestro proveedor.
Qué haces
- Registra la cadena declarada por cada proveedor
Qué consigues
La cadena se conoce antes de que la pregunten.
La situación
Lo exigido al proveedor se pactó de palabra.
Qué haces
- Conserva lo acordado junto al expediente del proveedor
Qué consigues
Lo exigible es demostrable.
La situación
Cada área contrata proveedores por su cuenta.
Qué haces
- Reúne los expedientes de proveedor en un solo sitio
Qué consigues
La foto de la cadena es una y no cuatro.
La situación
Reclamar documentación a los proveedores se hace a mano.
Qué haces
- Pide y recuerda de forma automática
Qué consigues
La cadena se mantiene al día sin dedicar una persona.
Este artículo responde a
- exigir a mis proveedores lo que me exige el cliente
- subencargados y documentacion
- mi proveedor no cumple lo que me piden a mi
- controlar la cadena de proveedores