Legal
La sala de documentos de una operación
Quién ha visto qué, cuándo, y por qué eso importa más que la carpeta.
En una compraventa, una financiación o una entrada de socio, el trabajo documental parece un problema de almacenamiento y no lo es. Lo que se juega es la trazabilidad: quién ha visto qué y en qué momento, porque de eso depende lo que después se puede alegar.
Las tres preguntas que llegan cuando la operación se tuerce
| Pregunta | Qué la responde |
|---|---|
| «Eso no nos lo enseñasteis» | El registro de qué se puso a disposición y cuándo |
| «Lo vimos después de firmar» | La fecha de acceso, no la de subida |
| «Ese documento se cambió» | Las versiones, con la anterior conservada |
Importante
La segunda es la que más se pierde. Subir un documento no prueba que la otra parte lo viera; lo que lo prueba es el registro de acceso. Una carpeta compartida corriente da lo primero y no lo segundo.
Cómo se organiza sin que sea un caos
- 1
Un expediente por operación, con su propio índice
El índice es el entregable, no un adorno: es lo que la otra parte revisa.
- 2
Acceso por persona, no una contraseña compartida
Si todos entran con la misma clave, el registro no dice nada.
- 3
Por fases
Lo básico primero; lo sensible cuando la operación avanza y no antes.
- 4
Y un registro de preguntas y respuestas
Lo que se preguntó y qué se contestó forma parte del expediente tanto como los documentos.
Ojo con esto
El error más caro es abrirlo todo desde el primer día «para ir rápido». Si la operación no sale, habéis entregado vuestra información completa a alguien que puede ser competencia, y sin escalones que justifiquen hasta dónde llegó cada uno.
Cuando la operación termina
Ten en cuenta
Vale igual para operaciones pequeñas. Un despacho que lleva compraventas de participaciones de empresas familiares tiene el mismo problema en versión reducida, y suele resolverlo con correo — que es exactamente donde el registro no existe.
›¿Se puede impedir que descarguen?
Se puede limitar, pero asumid que lo que se ve se puede fotografiar. El registro sigue siendo la protección real.
›¿Cuánto hay que conservarlo?
Más de lo que dura la operación: los plazos de reclamación se cuentan en años.
›¿Sirve para procesos concursales o herencias?
Sí, y por la misma razón: el problema no es guardar, es demostrar quién vio qué.
Un caso real
La situación
Un despacho lleva la venta de una empresa familiar y comparte todo por correo.
Qué haces
- Monta el expediente por fases con acceso por persona
- Conserva el registro de accesos al cerrar
Qué consigues
Dos años después, ante una reclamación por vicios ocultos, puede demostrar qué se puso a disposición y cuándo se consultó.
La situación
Se comparte una carpeta y nadie sabe quién vio qué.
Qué haces
- Controla el acceso y deja rastro de lo consultado
Qué consigues
La entrega es ordenada y verificable.
La situación
Se sube documentación con datos que no tocaba enseñar.
Qué haces
- Revisa el contenido antes de compartir
Qué consigues
No se entrega de más.
La situación
La otra parte pide algo que ya se había subido.
Qué haces
- Consulta el índice de lo compartido
Qué consigues
Se contesta sin volver a subir.
La situación
Termina la operación y el acceso sigue abierto.
Qué haces
- Retira el acceso al cerrar
Qué consigues
La sala no se queda viva sin motivo.
La situación
Nadie sabe qué queda pendiente de aportar.
Qué haces
- Consulta el estado de lo pedido y lo entregado
Qué consigues
El proceso avanza sobre una lista.
Este artículo responde a
- montar una sala de datos para una due diligence
- compartir documentación en una compraventa de empresa
- controlar quién ve qué en una operación
- registro de acceso a documentación confidencial