Logística
Trabajar con un transitario
Buena parte de vuestra documentación vive en su sistema, y eso está bien hasta el día que no.
Un buen transitario os quita trabajo: prepara, presenta, resuelve y guarda. El efecto secundario es que, con el tiempo, la documentación de vuestros envíos está en su plataforma y no en la vuestra — y eso solo se nota cuando hace falta algo y él no está disponible, o cuando decidís cambiar.
Qué conviene que esté también de vuestro lado
| Documento | Por qué vosotros | Cuándo se echa en falta |
|---|---|---|
| Conocimiento de embarque y documentos de transporte | Es la prueba de la operación | En una reclamación, y con prisa |
| Declaraciones y justificantes de despacho | Acreditan qué se declaró y cuándo | En una revisión, meses después |
| Certificados de origen o sanitarios | Los pedisteis vosotros o los pidió por vosotros | En el siguiente envío al mismo país |
| Instrucciones que le disteis | Es lo que se compara si algo salió mal | Cuando hay que decidir de quién fue el fallo |
Importante
La última fila es la que casi nadie guarda y la única que os defiende. En una incidencia, la documentación del transitario cuenta **su** versión: qué hizo y cuándo. Lo que dice qué le pedisteis vosotros es vuestra instrucción, y si vivía en un correo de alguien que ya no está, no existe.
Cómo trabajar sin duplicar trabajo
- 1
Un expediente por envío, con lo esencial
No todo lo que él maneja: el conocimiento, la factura, el packing y lo que le instruisteis.
- 2
Pedidle copia al cerrar, no al reclamar
Un envío cerrado se documenta en dos minutos; uno de hace ocho meses, en dos días.
- 3
Guardad lo que os manda tal cual
Sin reescribir ni recomponer: si hay discrepancia, se compara con el original.
- 4
Y anotad las incidencias en el envío
Retrasos, retenciones, costes extra: es lo que sostiene la conversación anual con él.
Ojo con esto
El punto ciego aparece al cambiar de transitario. Su plataforma es suya: el acceso termina cuando termina la relación, y con él el histórico de vuestros envíos. **Nadie os avisa de eso el día que firmáis con otro** — se descubre cuando alguien pide un despacho de hace dos años y ya no hay dónde mirarlo. Sacar copia antes de cerrar la relación cuesta una tarde; después, puede ser imposible.
Lo que mejora la relación además de protegeros
Lo tercero cambia la conversación anual: pasar de «vamos regular» a «tres retenciones por discrepancia y dos por certificado» es lo que hace que el problema se resuelva en vez de discutirse.
Ten en cuenta
Vale igual para agentes de aduanas, consignatarios y operadores que gestionan documentación por vosotros. Lo que cambia es el trámite; lo que no cambia es que la prueba de qué pedisteis y qué se hizo conviene tenerla en los dos lados.
›¿No es desconfiar guardar copia?
No: es que su archivo responde a sus obligaciones, no a las vuestras.
›¿Y si trabajamos con varios transitarios?
Con más razón: es el único sitio donde queda el conjunto de vuestros envíos.
›¿Cuánto hay que conservarlo?
Más que el plazo de revisión aplicable a esas operaciones, con margen.
Un caso real
La situación
Un importador cambia de transitario y pierde el acceso al histórico de dos años de despachos.
Qué haces
- Antes de cerrar la relación, descarga y archiva los envíos en sus propios expedientes
Qué consigues
Puede responder a una revisión posterior sin depender de una empresa con la que ya no trabaja.
La situación
El transitario guarda el histórico y vosotros no.
Qué haces
- Mantiene archivo propio de cada operación
Qué consigues
El cambio de colaborador no se lleva los años.
La situación
Se le dan instrucciones por teléfono.
Qué haces
- Pide confirmación por escrito y la guarda
Qué consigues
Lo acordado deja de depender de dos memorias.
La situación
Falta un documento y se despacha con una promesa.
Qué haces
- Registra qué se prometió y quién lo pidió
Qué consigues
El compromiso incumplido queda documentado.
La situación
Un cliente pregunta por una operación antigua.
Qué haces
- Consulta el expediente propio
Qué consigues
Se contesta sin depender del transitario.
La situación
Se trabaja con tres transitarios y cada uno informa distinto.
Qué haces
- Pide la información en un formato acordado
Qué consigues
Lo recibido es comparable.
Este artículo responde a
- documentación que guarda el transitario
- cambiar de agente de aduanas
- el transitario tiene mis documentos
- qué copias debo guardar de mis envíos