Marta
Cruzar información de sitios distintos
Lo que un filtro no puede hacer y una pregunta sí.
Un filtro responde una pregunta simple: qué cumple esta condición. Cuando la pregunta cruza dos cosas —qué proveedores de esta obra tienen algo caducado y además llevan tiempo sin responder— el filtro se queda corto y empieza el trabajo manual.
El tipo de pregunta que sí compensa
| Pregunta | Por qué no la da un filtro |
|---|---|
| ¿Qué proveedores de esta obra tienen algo caducado y no responden? | Cruza dos condiciones y un histórico |
| ¿A qué clientes les hemos pedido lo mismo dos veces este año? | Necesita mirar el patrón, no el estado |
| ¿Qué expedientes se parecen a este que se atascó? | Es una comparación, no un filtro |
| ¿Qué documentación nos falta para poder facturar a este cliente? | Junta cosas de sitios distintos |
Importante
Antes de actuar sobre una respuesta que cruza cosas, abrid uno de los casos y comprobadlo. Cuanto más elaborada es la pregunta, más piezas hay donde algo puede estar desactualizado — y la respuesta suena igual de segura en los dos casos.
Cómo se pregunta mejor
Ojo con esto
Si la respuesta os sorprende mucho, sospechad antes de celebrar o alarmaros. Una lista inesperadamente larga suele significar que la pregunta se entendió más ancha de lo que queríais.
Ten en cuenta
Cuando una pregunta cruzada os sirve cada mes, merece convertirse en algo fijo. Preguntar es para explorar; lo que se repite conviene tenerlo montado.
›¿Puede cruzar con datos de otro sistema nuestro?
No por sí solo; para eso está la integración.
›¿Es más caro preguntar cosas complejas?
Cada consulta consume igual; lo que cambia es lo que os ahorra.
›¿Y si no encuentra nada?
Lo dice. Que no encuentre no significa que no exista: puede que la pregunta no fuera la correcta.
Un caso real
La situación
Una responsable necesita saber qué subcontratas de una obra están incompletas y llevan sin responder tres semanas.
Qué haces
- Lo pregunta nombrando las dos condiciones y el plazo
- Abre dos de los casos para comprobar
Qué consigues
Sale con cuatro nombres verificados en cinco minutos, en vez de cruzar dos listados a mano.
La situación
El dato está en un documento y el contexto en otro.
Qué haces
- Pregunta por los dos a la vez
Qué consigues
La respuesta cruza sin abrir nada.
La situación
Se compara a mano lo de dos proveedores.
Qué haces
- Pregunta por la comparación
Qué consigues
El cruce es inmediato.
La situación
Se quiere saber qué expedientes comparten un problema.
Qué haces
- Pregunta por el patrón
Qué consigues
El patrón aparece sin recorrerlos.
La situación
La respuesta cruza datos de periodos distintos.
Qué haces
- Concreta el periodo en la pregunta
Qué consigues
La comparación es la que se buscaba.
La situación
Se cruza información de expedientes que no se ven.
Qué haces
- Comprueba el alcance antes de fiarse
Qué consigues
La respuesta se lee sabiendo qué abarca.
Este artículo responde a
- cruzar datos de proveedores y obras
- preguntar por varias cosas a la vez
- buscar información que está en sitios distintos
- el filtro no me da lo que necesito