Marta
Preguntas que ahorran una mañana
Las que devuelven algo accionable, con su forma exacta.
La diferencia entre una pregunta que devuelve una lista de nombres y otra que devuelve un párrafo inútil está en tres cosas: el sujeto, el plazo y qué quieres hacer con la respuesta.
La forma que funciona
**Sujeto concreto + plazo + para qué.** «¿Qué proveedores de la obra de Getafe tienen algo caducado o a punto de caducar este trimestre, y qué les falta?» devuelve una lista con la que se puede llamar. «¿Cómo van las cosas?» no.
Las que más rinden, por momento
| Cuándo | Qué preguntar |
|---|---|
| Lunes por la mañana | «¿Qué expedientes llevan más de dos semanas sin movimiento y a quién esperan?» |
| Antes de una reunión con un cliente | «Enséñame todo lo de este cliente del último año, por fecha» |
| Antes de una auditoría | «¿Qué expedientes de esta obra están incompletos y qué les falta exactamente?» |
| Al cerrar el mes | «¿Qué se firmó este mes y qué quedó sin firmar?» |
| Cuando llega una reclamación | «Reconstruye la secuencia de este expediente con sus fechas» |
Dos trucos
- Encadena: pregunta, mira la respuesta y afina sobre ella. Sale mejor que intentar formular la pregunta perfecta a la primera.
- Pide el formato que necesitas: «en una lista con nombre y fecha» ahorra el trabajo de reordenarlo tú.
Ojo con esto
Lo que devuelva para una decisión con consecuencias, compruébalo en su origen. Te ha llevado hasta el dato en dos segundos: comprobarlo sigue saliendo mucho más rápido que haberlo buscado.
Ten en cuenta
Si una pregunta te sirve cada semana, ese es un filtro que merece la pena guardarse. El asistente es para explorar; lo que se repite conviene tenerlo a un clic.
›¿Puedo pedirle que redacte un correo?
Puede ayudarte con el texto, pero el envío lo lanzas tú.
›¿Entiende preguntas largas?
Sí, y suelen funcionar mejor que las cortas y vagas.
›¿Puedo preguntar en otro idioma?
Sí.
Un caso real
La situación
Una responsable dedica cada lunes una hora a revisar expedientes uno a uno.
Qué haces
- Pregunta qué lleva más de dos semanas parado y a quién espera
Qué consigues
La hora se convierte en cinco minutos y una lista de cuatro llamadas.
La situación
Se recorren cien expedientes para ver qué falta.
Qué haces
- Pregunta qué está pendiente y de quién
Qué consigues
La mañana se recupera.
La situación
Se busca un dato en veinte documentos.
Qué haces
- Pregunta por el dato y su origen
Qué consigues
Se llega en un minuto.
La situación
Se prepara una reunión leyendo un expediente entero.
Qué haces
- Pide un resumen del estado
Qué consigues
La preparación cuesta cinco minutos.
La situación
Se quiere saber qué vence este mes.
Qué haces
- Pregunta por los vencimientos del periodo
Qué consigues
La lista sale sin construirla.
La situación
Se comparan dos periodos a mano.
Qué haces
- Pregunta por la diferencia entre ambos
Qué consigues
La comparación es inmediata.
Este artículo responde a
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- qué le puedo pedir a marta