Normativa y sostenibilidad
Auditar a vuestros propios proveedores
Cuando la exigencia que os llega tenéis que trasladarla hacia atrás.
Llega el momento en que la exigencia que recibís de un cliente tenéis que trasladarla a vuestros proveedores. Y ahí descubrís lo que vuestro cliente ya sabía: pedir es fácil, conseguir que llegue no.
Los tres niveles de exigencia, y lo que cuesta cada uno
| Nivel | Qué pedís | Qué respuesta obtenéis |
|---|---|---|
| Declaración | Que firmen que cumplen | Alta. Casi todos firman |
| Evidencia | Que lo demuestren con documentos | Media. Los organizados sí |
| Auditoría | Ir a verlo | Baja, y cara. Solo para los críticos |
Importante
Empezad por el primero con todos y subid solo con los que importan. Exigir el tercer nivel a doscientos proveedores no es riguroso: es una forma cara de no conseguir nada, porque no tenéis capacidad de auditar a doscientos y ellos lo saben.
Cómo se decide quién sube de nivel
Ojo con esto
Un proveedor que firma una declaración y no la cumple os deja peor que uno que dice honestamente que no puede: con la declaración firmada habéis dado por bueno algo que no comprobasteis, y eso consta.
Lo que hace que respondan
Lo mismo que con cualquier petición: pedir poco y concreto, con nombre completo de lo que se pide, plazo real y una razón que les importe a ellos. «Nos lo exige nuestro cliente» funciona mejor de lo que parece: la mayoría lo entiende porque le pasa lo mismo.
Ten en cuenta
Guardad la petición aunque no llegue respuesta. Ante vuestro cliente, «lo pedimos el día X y no lo recibimos» es una posición muy distinta de «no lo pedimos».
›¿Puedo exigirlo por contrato?
En renovaciones es lo habitual; consultadlo con vuestro asesor.
›¿Y si un proveedor crítico se niega?
Es información para una decisión comercial, y conviene tomarla expresamente.
›¿Sirve una auditoría de un tercero?
Suele ser lo más eficiente para los críticos, y evita duplicar esfuerzo con otros clientes suyos.
Un caso real
La situación
Una empresa exige evidencia documental a sus 180 proveedores y recibe respuesta de 40.
Qué haces
- Deja la declaración firmada para todos
- Sube a evidencia solo con los 20 críticos
Qué consigues
Consigue 18 de los 20 que importan, en vez de 40 dispersos entre los que no.
La situación
Se pide a los proveedores menos de lo que os piden a vosotros.
Qué haces
- Traslada el mismo listado hacia atrás
Qué consigues
El hueco deja de quedarse en vuestro balance.
La situación
Cada proveedor responde en un formato distinto.
Qué haces
- Pide documentos concretos con un mismo destino
Qué consigues
Lo recibido se puede comparar.
La situación
Perseguir a treinta proveedores ocupa a una persona.
Qué haces
- Pide y recuerda de forma automática
Qué consigues
La persona revisa en lugar de insistir.
La situación
Un cliente pregunta por un proveedor con nombre.
Qué haces
- Consulta el expediente de ese proveedor
Qué consigues
Se contesta con una lista y no con una consulta.
La situación
La documentación de un proveedor caduca sin avisar.
Qué haces
- Registra vencimientos también de terceros
Qué consigues
El hueco se cierra antes de la pregunta.
Este artículo responde a
- auditar a mis proveedores
- cuestionario para proveedores sostenibilidad
- cómo exijo a mi proveedor lo que me exigen
- auditoría de segunda parte