Normativa y sostenibilidad
El expediente técnico del producto
La declaración de conformidad es la portada. El expediente es lo que hay detrás, y es lo que os van a pedir cuando alguien dude.
La declaración de conformidad cabe en un folio y se firma en un minuto. Por eso se firma con alegría. Lo que casi nadie mira el día de la firma es la pregunta incómoda que viene detrás: **¿y en qué te basas?** El conjunto de respuestas a esa pregunta es el expediente técnico.
Expediente técnico
El conjunto de documentos que demuestran POR QUÉ el producto cumple: los ensayos, los cálculos, los planos, las normas aplicadas y la evaluación de riesgos. No se entrega con el producto; se guarda y se enseña cuando se pide.
Lo que suele contener, y dónde suele fallar
| Pieza | Quién la tiene | Dónde se pierde |
|---|---|---|
| Ensayos de laboratorio | El laboratorio y vosotros | Se quedó en el correo de quien lo encargó |
| Evaluación de riesgos | Quien diseñó | Nunca se escribió, se «hizo mentalmente» |
| Planos y esquemas de la versión vendida | Ingeniería | Existe el plano nuevo, no el de la versión que se vendió |
| Normas aplicadas y su versión | Calidad | Se citó la norma sin decir de qué año |
| Documentación de los componentes comprados | Compras | Cada proveedor la manda en su formato y se dispersa |
Importante
El error que convierte esto en un problema serio es de calendario: **el expediente se monta cuando alguien lo pide, y para entonces falta la mitad**. El laboratorio cerró, el ingeniero que hizo los cálculos se fue, el proveedor del componente cambió de dueño. Nada de eso es recuperable a posteriori. Un expediente se construye el día que se firma la declaración, no el día que llega la pregunta — porque el día que llega la pregunta ya no se puede fabricar el pasado.
Cómo montarlo para que sobreviva a las personas
- 1
Un expediente por producto y por versión
«El expediente del modelo X» sin versión es la puerta a enseñar el papel equivocado.
- 2
Cada documento con su fecha y quién lo emitió
Un ensayo sin fecha ni laboratorio identificable no sostiene nada.
- 3
La versión de la norma, no solo su número
Las normas se revisan; citar la de 2014 cuando aplicaba la de 2021 es un fallo típico.
- 4
Y la documentación de los componentes dentro, no enlazada
Un enlace a la web del proveedor caduca cuando él rediseña su web.
Ojo con esto
Hay una confusión que sale cara y es fácil de deshacer: **el manual de instrucciones no es el expediente técnico**. El manual va con el producto y lo lee el cliente; el expediente se queda con vosotros y lo lee quien investiga. Tenerlos mezclados hace que se entregue de más al cliente —incluidos cálculos y proveedores que no querríais publicar— y que falte lo que de verdad hace falta cuando la pregunta llega de una autoridad.
Y cuánto tiempo se guarda
Ten en cuenta
Qué tiene que contener exactamente el expediente, quién puede exigirlo y durante cuántos años hay que conservarlo depende del tipo de producto y de la normativa que le aplique. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro organismo notificado**; aquí se explica por qué se monta el día de la firma y no el día de la pregunta.
›¿Tengo que entregar el expediente a mis clientes?
Normalmente no: se conserva y se enseña a quien tiene derecho a pedirlo.
›¿Vale con tener los certificados de mis proveedores?
Son una parte. El expediente explica vuestro producto, no solo sus piezas.
›¿Y si el producto lo fabrica otro para mí?
Entonces hay que acordar por escrito quién guarda qué, antes de empezar a vender.
Un caso real
La situación
Una autoridad pide el expediente de un producto vendido hace cuatro años y el laboratorio que hizo los ensayos ya no existe.
Qué haces
- Guarda copia de cada ensayo en el expediente el día que llega, no el enlace al laboratorio
Qué consigues
El expediente sigue completo aunque el proveedor del ensayo haya desaparecido.
La situación
Se enseña el expediente del modelo X y resulta ser el de la versión actual, no el de la unidad vendida.
Qué haces
- Abre un expediente por versión y congela el de cada una al lanzarla
Qué consigues
Cada unidad vendida tiene detrás la documentación que le corresponde y no otra.
La situación
El ingeniero que hizo los cálculos se marchó y nadie encuentra la evaluación de riesgos.
Qué haces
- Exige que la evaluación se escriba y se archive antes de firmar la declaración
Qué consigues
Lo que estaba en la cabeza de una persona pasa a estar en el expediente de la empresa.
La situación
Se emite la declaración y no existe el expediente detrás.
Qué haces
- Reúne lo que la respalda en un expediente
Qué consigues
La portada tiene detrás lo que la sostiene.
La situación
El expediente vive en el ordenador de quien lo hizo.
Qué haces
- Lo guarda fuera de equipos personales
Qué consigues
La salida de una persona no se lleva el expediente.
La situación
Se pide el expediente y falta lo que aportó un proveedor.
Qué haces
- Conserva lo recibido de terceros junto a lo propio
Qué consigues
El expediente está completo.
Este artículo responde a
- que es el expediente tecnico de un producto
- que documentacion guardo de un producto que fabrico
- me piden el expediente tecnico
- cuanto tiempo guardo la documentacion tecnica