Normativa y sostenibilidad
La declaración de conformidad
El documento que dice que vuestro producto cumple, quién lo firma y por qué no se puede copiar del proveedor.
Si ponéis un producto en el mercado, antes o después alguien os pide su declaración de conformidad. Es un documento breve —cabe en una página— y a la vez el que más malentendidos genera, porque parece un certificado que alguien os da y no lo es: es una declaración que hacéis vosotros.
Qué es y qué no es
| Es | No es |
|---|---|
| Una declaración propia sobre vuestro producto | Un certificado que emite un tercero |
| Firmada por alguien de vuestra empresa | Algo que firme el proveedor por vosotros |
| Respaldada por documentación técnica que conserváis | Un papel suelto que se rellena |
| Referida a un producto o familia concreta | Válida para todo vuestro catálogo |
Importante
La primera fila es la que cambia la conversación entera: no os la da nadie, la hacéis vosotros. Y al firmarla asumís que existe detrás documentación técnica que la respalda. Si alguna vez os la piden y la tenéis, la siguiente pregunta será por esa documentación — y es la que hay que tener preparada, no la declaración.
El error más frecuente
Ojo con esto
Reenviar la declaración del proveedor como si fuera la vuestra. La suya cubre **su** producto tal como él lo pone en el mercado; si vosotros lo transformáis, lo ensambláis con otras cosas o lo vendéis bajo vuestra marca, ese documento ya no describe lo que vosotros ponéis en el mercado. Es un fallo que se detecta en cuanto alguien compara nombres, y deja mal todo lo demás que hayáis presentado.
Lo que conviene tener guardado y localizable
El último punto es el que se descuida siempre y el que hace falta cuando llega una reclamación de una unidad antigua: lo que importa entonces no es lo que declaráis hoy, sino lo que declarabais cuando esa unidad salió.
Cuándo hay que rehacerla
- 1
Cuando cambia el producto
Un componente distinto, una versión nueva, un cambio de fabricante.
- 2
Cuando cambia lo que se le exige
Las referencias que cita la declaración pueden actualizarse.
- 3
Y cuando cambia quién lo pone en el mercado
Si pasáis a venderlo bajo vuestra marca, la declaración es vuestra desde ese día.
Ten en cuenta
Qué productos necesitan declaración, qué debe citar exactamente y qué documentación técnica hay que conservar depende del tipo de producto y del mercado, y se actualiza. **Eso se confirma con vuestro asesor o con el organismo que corresponda**; lo que aquí se explica es la mecánica documental: quién firma, qué respalda y qué hay que poder enseñar años después.
›¿La puede firmar cualquiera?
Alguien con capacidad para obligar a la empresa. No el comercial que la manda.
›¿Vale en inglés?
Suele exigirse en la lengua del país donde se comercializa; preguntadlo antes de traducir.
›¿Hay que entregarla al cliente?
Con frecuencia sí, y en muchos casos acompaña al producto. Conservad constancia de a quién se le mandó.
Un caso real
La situación
Una empresa vende bajo su marca un equipo que ensambla con componentes comprados.
Qué haces
- Deja de reenviar la declaración del fabricante del componente
- Emite la suya y guarda la documentación técnica que la respalda
Qué consigues
Cuando un cliente grande la pide, entrega un documento que describe lo que de verdad vende.
La situación
Se copia la del proveedor cambiando el nombre.
Qué haces
- Emite la propia sobre el expediente propio
Qué consigues
El documento dice lo que vosotros podéis sostener.
La situación
Nadie sabe quién debe firmarla.
Qué haces
- Lo aclara con el asesor antes de emitirla
Qué consigues
La firma corresponde a quien puede darla.
La situación
Se emite y no se guarda lo que la respalda.
Qué haces
- Guarda el expediente técnico junto a ella
Qué consigues
La portada tiene detrás lo que la sostiene.
La situación
Cambia el producto y la declaración sigue igual.
Qué haces
- Revisa la declaración con cada cambio
Qué consigues
El documento describe lo que se vende hoy.
La situación
Un cliente pide la declaración de una versión antigua.
Qué haces
- Conserva cada versión con su fecha
Qué consigues
Se entrega la que amparaba esa venta.
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