Primeros pasos
Cuánto tiempo hay que dedicarle
La pregunta que nadie hace en la demo y la que decide si esto sale adelante. El trabajo no desaparece: se mueve.
En las demos se enseña lo rápido que se hace todo, y es verdad. Lo que no se enseña es que hay un momento en el que alguien tiene que sentarse a decidir qué se pide, a quién y cada cuánto — y ese rato existe, se ponga como se ponga.
Dónde se va el tiempo, por fases
| Fase | Cuánto suele costar | Quién lo hace |
|---|---|---|
| Decidir qué se pide y a quién | Unas horas, una vez | Quien hoy persigue esos documentos |
| Montar el primer proceso | Menos de lo que parece | La misma persona |
| Cargar lo que ya tenéis | Depende de cuánto traigáis | Se puede repartir |
| El primer mes de rodaje | Un rato al día | Quien lo lleva |
| A partir de ahí | Menos que antes de empezar | El equipo, sin darse cuenta |
Importante
La fila que decide el resultado es la primera, y es la que todo el mundo intenta saltarse: **pensar qué se pide exactamente es el trabajo, montarlo es el trámite**. Si esas horas no se dedican al principio, se pagan repartidas en meses de correcciones, peticiones mal planteadas y gente de fuera preguntando qué queréis exactamente. No es tiempo de implantación: es tiempo de ordenar lo que ya hacíais de memoria.
Lo que se deja de hacer
Ojo con esto
Conviene decir algo que no se ve en las cuentas: **el ahorro no aparece donde estaba el trabajo**. El que perseguía deja de perseguir, pero quien monta los procesos dedica un rato al principio, y no siempre es la misma persona. Si quien gana tiempo y quien lo invierte son distintos, hay que decirlo en voz alta al empezar — porque si no, la persona que carga con la parte inicial acaba pensando que esto le ha añadido trabajo a ella sola.
Un reparto realista para una empresa pequeña
- 1
Una tarde para el primer proceso, con calma
Mejor una tarde entera que seis ratos de veinte minutos.
- 2
Quince minutos al día durante las dos primeras semanas
Mirar qué llega y corregir lo que no encaje.
- 3
Media hora al mes de limpieza
Lo parado, lo que no tiene dueño, lo que va a caducar.
- 4
Y una revisión más larga al año
Permisos, plantillas y lo que ya no se usa.
Ten en cuenta
Si nadie puede dedicar esa primera tarde, es mejor empezar por un proceso más pequeño que empezar por cinco a medias. Lo que hunde una implantación no es ir despacio: es dejar tres cosas montadas a medias y que nadie sepa cuál está viva.
›¿Hace falta contratar a alguien?
En una empresa pequeña, no. Hace falta que alguien tenga el rato.
›¿Y si nadie tiene tiempo ahora mismo?
Empezad por lo que ya os está costando horas: se paga solo.
›¿Cuánto tarda en notarse?
Las primeras semanas cuesta; el cambio se nota al segundo ciclo.
Un caso real
La situación
Una empresa reparte el arranque en ratos sueltos y a las tres semanas nadie sabe qué está montado.
Qué haces
- Dedica una tarde entera a un solo proceso y lo deja funcionando
Qué consigues
El segundo proceso se monta en una hora, porque las decisiones difíciles ya estaban tomadas.
La situación
Se calcula el esfuerzo por la formación y no por el diseño del proceso.
Qué haces
- Cuenta el tiempo de decidir qué se pide y a quién
Qué consigues
La estimación incluye la parte que de verdad cuesta.
La situación
Nadie tiene en cuenta el tiempo de esperar a los proveedores.
Qué haces
- Lanza pronto lo que depende de fuera
Qué consigues
La espera no se suma al final del calendario.
La situación
El arranque se hace en ratos sueltos entre reuniones.
Qué haces
- Bloquea una tarde entera para el primer proceso
Qué consigues
Las decisiones se toman una vez en lugar de retomarse cinco.
La situación
Se espera que el mantenimiento sea cero una vez montado.
Qué haces
- Reserva un rato al mes para revisar plantillas y vencimientos
Qué consigues
El sistema sigue siendo cierto seis meses después.
La situación
Se compara el tiempo dedicado con cero en lugar de con lo de antes.
Qué haces
- Mide qué se tardaba antes en cerrar un expediente
Qué consigues
El balance se hace contra el coste real que ya se pagaba.
Este artículo responde a
- cuánto tiempo lleva implantar esto
- quién va a dedicarle horas
- no tenemos a nadie para esto
- cuánto trabajo da mantenerlo