Primeros pasos
De la prueba a trabajar en serio
El día que deja de ser un experimento y pasa a ser donde vive el trabajo: qué hay que ordenar antes.
Casi todas las implantaciones tienen un momento raro: la prueba fue bien, se decide seguir, y nadie declara el cambio. El resultado es un espacio a medias donde conviven expedientes de verdad con pruebas, y donde nadie sabe si lo que ve es real.
Lo que hay que ordenar antes de decir «esto ya es lo bueno»
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Los expedientes de prueba: cerrar o borrar, pero decidir
Un expediente de prueba abierto ensucia todos los recuentos y aparece en cualquier informe.
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Los contactos inventados
Si probasteis mandando a vosotros mismos con nombres falsos, quitadlos: acaban recibiendo recordatorios reales.
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Las plantillas que se hicieron sobre la marcha
Revisar textos y listas: las que se montaron para probar suelen decir cosas que no diríais a un cliente.
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Y quién entra a partir de ahora
La prueba la hicieron dos; el uso real lo hacen los que tocan ese proceso.
Importante
El segundo punto es el que da sustos. Un contacto de prueba con una dirección real —la vuestra, la de un compañero, la de un cliente que se usó «porque era fácil»— sigue en el sistema y recibe lo que salga de ahí. La insistencia automática no distingue entre lo que era prueba y lo que no.
Lo que conviene declarar en voz alta
| Qué se dice | Por qué importa |
|---|---|
| Desde cuándo esto es el sitio bueno | Sin fecha, la mitad seguirá usando lo de antes |
| Qué procesos entran ya y cuáles no todavía | Evita que alguien meta lo que no toca y concluya que no sirve |
| A quién se pregunta cuando algo no cuadra | Es lo que evita el abandono silencioso |
| Y qué pasa con el sistema anterior | Solo lectura, consulta o nada: pero dicho |
Ojo con esto
El error más común en este punto es querer entrar con todo a la vez porque «ya está probado». La prueba validó un proceso con dos personas; meter cinco procesos y quince personas la misma semana convierte cualquier problema pequeño en un motivo para volver atrás. Lo que funciona es sumar un proceso cada vez, con dos o tres semanas entre uno y otro.
Señales de que el paso ha salido bien
Ten en cuenta
Los expedientes de prueba que decidáis conservar, marcadlos como tales en su nombre. Dentro de un año, alguien los encontrará buscando otra cosa y necesitará saber en dos segundos que aquello no era real.
›¿Hay que borrar los documentos de prueba?
Si eran documentos reales vuestros, no hace falta: cerrad el expediente y ya. Si eran inventados, mejor fuera.
›¿Y si la prueba la hizo alguien que ya no está en el proyecto?
Revisad qué quedó a su nombre antes de seguir: avisos y tareas incluidas.
›¿Se puede volver atrás si sale mal?
Sí, y por eso conviene entrar por procesos y no de golpe.
Un caso real
La situación
Una empresa termina el piloto y sigue trabajando sin cerrar los expedientes de prueba.
Qué haces
- Cierra las pruebas, quita los contactos inventados y anuncia desde cuándo es el sitio bueno
Qué consigues
Los informes dejan de mezclar y nadie vuelve a preguntar si lo que ve es real.
La situación
Los contactos de prueba siguen recibiendo avisos reales.
Qué haces
- Borra los contactos inventados antes de abrirlo al equipo
Qué consigues
Nadie de fuera recibe un correo de una prueba.
La situación
Nadie sabe desde qué fecha lo que hay dentro es real.
Qué haces
- Anuncia el día a partir del cual es el sitio bueno
Qué consigues
Las dudas sobre si un expediente es de verdad desaparecen.
La situación
Conviven el proceso de prueba y el definitivo con nombres parecidos.
Qué haces
- Archiva el de prueba y deja uno solo activo
Qué consigues
Nadie lanza una petición desde la plantilla equivocada.
La situación
Los permisos siguen siendo los del piloto, con todos viéndolo todo.
Qué haces
- Revisa quién debe ver qué antes de que entren los demás
Qué consigues
El acceso se decide antes de que haya información real dentro.
La situación
Los informes mezclan datos de prueba con los primeros reales.
Qué haces
- Cierra los expedientes de prueba antes del cambio
Qué consigues
El primer informe que se enseña es utilizable.
Este artículo responde a
- pasar de la prueba al uso real
- limpiar los datos de prueba
- empezar a usarlo de verdad
- qué hacer al terminar el piloto