Primeros pasos
¿Por qué proceso empezar?
El que más rinde no es el más grande: es el que os obliga a perseguir a alguien de fuera.
La elección del primer proceso decide si el proyecto avanza solo o hay que empujarlo cada semana. Y casi todo el mundo elige mal por la misma razón: empieza por lo interno, que es lo fácil de cambiar, cuando el retorno está en lo que sale hacia fuera.
Los tres candidatos habituales
| Candidato | Retorno | Dificultad | Veredicto |
|---|---|---|---|
| Documentación de proveedores o contratistas | Alto | Media | El mejor primero, casi siempre |
| Firmas de personal | Alto | Baja | Buen primero si hay rotación |
| Archivo histórico | Bajo al principio | Alta | Nunca el primero |
Importante
El primero gana porque combina tres cosas: interviene alguien de fuera, hay documentos que caducan y es repetitivo. Esos tres factores juntos son exactamente donde una herramienta como esta devuelve tiempo desde la primera semana.
Cómo se acota para que quepa en un mes
- 1
Un tipo de proveedor, no todos
Los transportistas, o las subcontratas de una obra. Diez o quince, no doscientos.
- 2
La lista de documentos que ya pedís
No aprovechéis para rediseñar qué se pide: eso es otro proyecto.
- 3
Con las personas que ya lo hacen
No hace falta que entre toda la empresa para probar un proceso.
- 4
Y con una fecha para decidir
Treinta días. Sin fecha, la prueba se alarga hasta que nadie recuerda qué se probaba.
Ojo con esto
La segunda es la que más proyectos hunde. Al montar el proceso aparece la tentación de aprovechar para revisar qué documentos se piden, quién aprueba y con qué criterios — y de repente el proyecto depende de tres decisiones que no dependen de vosotros.
Señales de que elegisteis bien
Si al mes no ha pasado ninguna de las tres, probablemente elegisteis un proceso demasiado interno o demasiado poco frecuente. No es un fracaso: es información para elegir el siguiente.
Ten en cuenta
Lo que no conviene es empezar por dos procesos a la vez «para ir más rápido». Si algo falla, no sabréis cuál era el problema, y la conversación con el equipo se vuelve difusa.
›¿Y si nuestro caso más doloroso es interno?
Hacedlo igual, pero sabiendo que el retorno será menor y más lento.
›¿Cuánta gente debería participar?
Los que ya hacen ese trabajo. Añadir espectadores no ayuda.
›¿Se puede cambiar de proceso a mitad?
Sí, y a veces es lo correcto. Anotad por qué, que es lo que enseña.
Un caso real
La situación
Una empresa quiere empezar subiendo todo su archivo histórico.
Qué haces
- Empieza por la documentación de quince transportistas
- Fija fecha para decidir a los treinta días
Qué consigues
A las dos semanas los transportistas aportan solos y el archivo se pospone hasta el mes dos.
La situación
El proceso elegido depende solo de gente de dentro.
Qué haces
- Elige uno que obligue a esperar a alguien de fuera
Qué consigues
El ahorro se nota desde la primera semana porque ahí está el tiempo perdido.
La situación
Se empieza por algo que ocurre dos veces al año.
Qué haces
- Elige lo que se repite cada semana
Qué consigues
La plantilla se amortiza en el primer mes.
La situación
El proceso elegido lo lleva una sola persona y nadie más lo ve.
Qué haces
- Elige uno que toquen dos o tres personas
Qué consigues
El resultado lo nota alguien más que quien lo montó.
La situación
Se elige el proceso más importante y también el más delicado.
Qué haces
- Empieza por uno que si sale regular no rompe nada
Qué consigues
Se aprende sin arriesgar el proceso crítico.
La situación
Nadie sabe qué proceso consume más tiempo hoy.
Qué haces
- Pregunta dónde se pierde la semana antes de elegir
Qué consigues
La elección se hace sobre el tiempo real y no sobre la impresión.
Este artículo responde a
- por dónde empiezo a implantar
- qué proceso digitalizo primero
- elegir el primer caso de uso
- empezar por lo más fácil o lo más útil