Resolución de problemas
Ha aparecido algo que yo no he subido
Documentos que salen de la nada: de dónde vienen realmente y qué hacer con ellos.
Aparece un documento en un expediente y nadie del equipo recuerda haberlo subido. Antes de preocuparse conviene mirar de dónde salió, porque hay cuatro orígenes posibles y tres son completamente normales.
Los cuatro orígenes
| Origen | Cómo se reconoce | Es normal |
|---|---|---|
| Lo aportó el tercero al que se lo pedisteis | Consta subido por el participante externo | Sí, es justo lo que se buscaba |
| Lo subió un compañero | Consta su nombre y la hora | Sí |
| Lo generó el propio proceso | Un justificante, un acuse, un documento firmado | Sí |
| Ninguna de las anteriores | No consta autor esperado | Aquí sí hay que mirar |
Importante
La primera es la respuesta en la enorme mayoría de los casos, y sorprende porque quien pidió el documento no es siempre quien lo ve aparecer. Es el funcionamiento normal: el tercero aporta y el expediente se actualiza sin que nadie del equipo toque nada.
Cómo se comprueba, en un minuto
- 1
Mirad quién y cuándo
El registro de actividad dice quién lo subió, desde dónde y a qué hora.
- 2
Comprobad si había una petición abierta
Si la había, casi seguro es la respuesta a esa petición.
- 3
Y si no cuadra, preguntad antes de borrar
Borrar un documento aportado por un tercero obliga a pedírselo otra vez.
Ojo con esto
El error a evitar es borrarlo por precaución. Si lo aportó el proveedor y lo eliminan, la petición sigue abierta, el proveedor cree que ya lo mandó y empieza una discusión que nadie necesita.
Cuando de verdad no cuadra
La tercera línea es casi siempre la respuesta: alguien de fuera con acceso concedido hace meses y nunca retirado. No es un incidente de seguridad; es una limpieza pendiente.
Ten en cuenta
Que un documento aparezca sin que vosotros lo subierais es una de las señales de que el sistema está funcionando: significa que el trabajo de recopilar dejó de ser vuestro.
›¿Se puede saber desde qué dispositivo se subió?
El registro guarda el contexto de la acción; quien administre puede consultarlo.
›¿Y si el documento no corresponde a ese expediente?
Se mueve al correcto y se avisa a quien lo subió; suele ser un error humano.
›¿Puede subir algo alguien sin permiso?
Solo quien tenga acceso o una petición abierta a su nombre.
Un caso real
La situación
Un responsable ve un certificado nuevo en un expediente y sospecha un error.
Qué haces
- Mira el registro: lo subió el proveedor respondiendo a la petición
Qué consigues
Cierra la petición en lugar de borrar el documento y volver a pedirlo.
La situación
Aparece un documento que nadie del equipo recuerda subir.
Qué haces
- Consulta quién lo subió y cuándo
Qué consigues
El origen se aclara sin especular.
La situación
Un participante externo aporta algo sin avisar.
Qué haces
- Comprueba el registro de participantes
Qué consigues
Se sabe qué proveedor lo mandó.
La situación
Llega un documento que no corresponde a ese expediente.
Qué haces
- Lo mueve al expediente correcto y avisa
Qué consigues
El error se corrige antes de que alguien lo use.
La situación
Un proceso automático crea documentos que sorprenden.
Qué haces
- Revisa qué integración los genera
Qué consigues
El comportamiento se entiende y se ajusta.
La situación
Se sospecha que alguien accedió sin permiso.
Qué haces
- Consulta la pista de auditoría
Qué consigues
La sospecha se confirma o se descarta con datos.
Este artículo responde a
- aparece un documento que no subí
- de dónde ha salido este archivo
- quién ha subido esto
- documentos que llegan solos al expediente