SmartCheck
Certificar muchas cosas a la vez
Un cierre de mes, una campaña de fotos o un histórico entero. Qué merece sello y qué no.
Cuando se descubre para qué sirve certificar, la tentación es sellarlo todo. Y aunque técnicamente se puede, casi nunca es la mejor idea: certificar tiene sentido donde puede haber una discusión sobre la fecha o el contenido, y en la mayoría del archivo esa discusión no va a existir jamás.
Qué merece la pena
| Merece sello | No suele hacer falta |
|---|---|
| Lo que prueba que avisasteis a tiempo | Documentación interna de trabajo |
| Fotos y evidencias de campo | Borradores y versiones de trabajo |
| Lo que sostiene una reclamación | Lo que ya viene firmado y fechado por un tercero |
| Lo que puede desaparecer del origen | Copias de algo que ya está sellado |
Importante
La última fila de la derecha es la que más gasto ahorra. Certificar una copia de algo ya certificado no añade nada: la prueba está en el original y viaja con él.
Cuándo tiene sentido hacerlo por lotes
- 1
Al cerrar un periodo
Fin de obra, fin de campaña, cierre de expediente. Todo junto y con la misma fecha.
- 2
Tras una jornada de campo
Las fotos y partes del día, a la vuelta, en una sola tanda.
- 3
Antes de que algo cambie
Si sabéis que una web, un catálogo o un precio va a cambiar.
- 4
Y al recibir una alerta o una reclamación
Lo que exista en ese momento, sellado ya: a partir de ahí todo se discute.
Ojo con esto
Lo que no tiene sentido es sellar el archivo histórico completo «por si acaso». Sella lo que puede acabar en discusión; lo demás solo consume y añade ruido a lo que sí importa.
Cómo se sabe si sirvió
Ese tercer punto es el que suele decidir la duda de si compensa: la prueba no caduca con vuestra relación con la plataforma.
Ten en cuenta
Cada certificación es una acción y consume. Por eso conviene la lista de arriba: no es una restricción técnica, es que sellar lo que nadie va a discutir es dinero que no compra nada.
›¿Se puede certificar algo antiguo?
Sí, pero fija la fecha de hoy, no la de entonces. Para lo antiguo prueba menos de lo que parece.
›¿Y si el fichero cambia después?
Deja de verificar, y eso es exactamente lo que se busca.
›¿Hace falta para lo que ya está firmado aquí?
No: la firma ya lleva su propia prueba.
Un caso real
La situación
Una empresa quiere certificar sus veinte mil documentos históricos.
Qué haces
- Sella solo lo que puede acabar en discusión y lo que caduca
- Deja el resto sin sellar
Qué consigues
Consigue la misma protección práctica por una fracción del consumo.
La situación
Se sella un histórico entero sin criterio.
Qué haces
- Sella lo que puede acabar discutiéndose
Qué consigues
El listado sigue siendo legible.
La situación
Un cierre de mes se sella documento a documento.
Qué haces
- Sella el conjunto de una vez
Qué consigues
El coste y el tiempo no crecen con el volumen.
La situación
Se sella una campaña de fotos sin identificarlas.
Qué haces
- Añade referencia de obra y fecha antes de sellar
Qué consigues
Cada foto es localizable después.
La situación
Se sella todo y no se sabe qué es cada cosa.
Qué haces
- Organiza antes de sellar
Qué consigues
El sello se apoya en algo ordenado.
La situación
Se pospone sellar hasta tener tiempo.
Qué haces
- Sella al cierre de cada periodo
Qué consigues
No se acumula un trabajo que luego no se hace.
Este artículo responde a
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