SmartCheck
Qué vale la pena certificar
Certificar todo es ruido. Estos son los casos donde de verdad cambia algo.
Certificar sirve para una cosa: poder demostrar más adelante que algo existía y decía exactamente esto en una fecha concreta. Si nadie va a discutir eso nunca, certificarlo no aporta.
Los casos donde sí
| Documento | Qué se protege |
|---|---|
| Una entrega o un acta de recepción | Que se entregó ese día y en ese estado |
| Un informe técnico o un peritaje | Que decía esto antes de que hubiera un conflicto |
| Un diseño, una fórmula, un código | Que era tuyo en esa fecha |
| Fotos de una obra o de un daño | Que se tomaron cuando dices, no después |
| Una comunicación importante | Que se mandó y qué decía |
Los casos donde no aporta
- Borradores que van a cambiar la semana que viene.
- Documentos que ya están firmados: la firma ya lleva su fecha.
- Copias de documentos oficiales de terceros, que ya se verifican en su origen.
Importante
Certificar no dice que el contenido sea verdad. Dice que ese contenido existía en esa fecha. Un informe certificado con datos inventados sigue teniendo datos inventados, solo que con fecha cierta.
Ten en cuenta
La pregunta útil no es «¿esto es importante?», sino «¿alguien podría discutir dentro de dos años qué decía esto o cuándo?». Si la respuesta es sí, certifícalo.
›¿Se puede certificar algo antiguo?
Sí, pero la fecha que se certifica es la de hoy, no la de entonces.
›¿Ocupa espacio o cambia el documento?
El documento no cambia. Lo que se guarda es su huella.
›¿Vale si cambio el archivo a otro formato?
No: convertirlo lo cambia. Certifica el archivo que vas a conservar.
Un caso real
La situación
Un estudio de ingeniería entrega un informe que puede acabar en un pleito.
Qué haces
- Certifica el informe el día que lo entrega
Qué consigues
Dos años después puede demostrar qué decía antes del conflicto, sin depender de su propio archivo.
La situación
Se sella todo lo que entra y el listado deja de ser útil.
Qué haces
- Sella lo que puede acabar discutiéndose
Qué consigues
El listado vuelve a decir algo.
La situación
No se sella un acuerdo cerrado por correo.
Qué haces
- Sella el hilo cuando se cierra el acuerdo
Qué consigues
Lo pactado se puede demostrar más adelante.
La situación
Se sellan borradores que van a cambiar.
Qué haces
- Sella al cerrar, no durante
Qué consigues
Cada sello corresponde a algo definitivo.
La situación
Se duda si sellar un entregable a un cliente.
Qué haces
- Lo sella el día que se entrega
Qué consigues
La fecha de entrega deja de discutirse.
La situación
Se sella algo que ya está firmado.
Qué haces
- Comprueba si la firma ya aporta la fecha
Qué consigues
No se paga dos veces por lo mismo.
Este artículo responde a
- qué documentos debo certificar
- cuándo usar smartcheck
- merece la pena sellar todos los documentos
- para qué sirve certificar una evidencia