SmartCheck
Por qué no se puede borrar ni editar lo certificado
La pregunta que más se repite, y por qué la respuesta es la funcionalidad y no un fallo.
Es la primera pregunta que hace casi todo el mundo, normalmente con cierto enfado: «he subido el archivo equivocado, ¿cómo lo borro?». La respuesta corta es que no se borra. La larga es más interesante.
El razonamiento
Imagina que sí se pudiera borrar. Alguien te pide que demuestres que tenías un certificado el 3 de marzo, tú se lo enseñas, y la otra parte responde: «ya, pero eso lo puedes haber subido ayer y borrado lo anterior». Tendría razón. Toda la utilidad de certificar depende de que ni tú puedas alterarlo después.
Por eso la inmutabilidad no es una restricción incómoda que quedaría mejor quitar: es exactamente el producto. Un archivo de auditoría que su dueño puede editar no es un archivo de auditoría.
Qué hacer cuando te has equivocado
- 1
No intentes deshacerlo
No hay nada que deshacer, y no es un problema. Sigue adelante.
- 2
Certifica el documento correcto
Súbelo normalmente. Queda con su propia fecha, posterior a la del equivocado.
- 3
Ponle nombre a cada uno para no confundirte
Los metadatos y las etiquetas sí se pueden ajustar: lo que no cambia es el contenido certificado.
Ten en cuenta
Tener dos versiones casi nunca es un problema. Cuando alguien pide cuentas suele interesarle precisamente la secuencia: qué había antes, qué se corrigió y cuándo.
Y los datos personales
Es la duda razonable: si alguien ejerce su derecho de supresión, ¿qué pasa con una evidencia que lleva su nombre? Ese caso no se resuelve borrando a mano desde la interfaz —que es justo lo que no se puede hacer—, sino por el procedimiento de protección de datos de tu organización, que contempla la conservación de evidencias con obligación legal. Si te llega una solicitud así, hablad con quien lleve protección de datos antes de tocar nada.
Preguntas frecuentes
›¿Puedo cambiarle el nombre o la carpeta?
Sí. Lo que es inmutable es el contenido certificado y su fecha; la organización alrededor se puede ajustar.
›¿Puedo ocultar una evidencia sin borrarla?
Se puede organizar y restringir quién la ve dentro de tu organización, pero no desaparece del registro.
›¿Y si subí algo confidencial por error?
Habla con quien lleve protección de datos en tu organización. Es un caso previsto, pero se gestiona por procedimiento, no borrando el registro.
›¿Cuenta como certificación si subo dos veces el mismo archivo?
Cada subida es una evidencia con su fecha. Si el archivo es idéntico, su huella también lo será, y eso se ve.
Un caso real
La situación
Alguien certifica por error el borrador de un informe en vez de la versión final, y se da cuenta al día siguiente.
Qué haces
- Certifica la versión final, que queda con la fecha de hoy
- Etiqueta la primera como «borrador» para distinguirlas
- Deja las dos donde están
Qué consigues
El expediente muestra que hubo un borrador el día 3 y una versión final el día 4, que es más creíble que si solo apareciera la final.
La situación
Se sella un documento con una errata.
Qué haces
- Sella la versión corregida y conserva las dos
Qué consigues
La corrección se explica en lugar de esconderse.
La situación
Se pide borrar una evidencia por limpieza.
Qué haces
- Explica que la inmutabilidad es lo que le da valor
Qué consigues
La prueba sigue valiendo porque nadie puede tocarla.
La situación
Se sella algo por error.
Qué haces
- Sella la versión buena y documenta el error
Qué consigues
La historia queda clara y comprobable.
La situación
Alguien teme sellar por no poder rectificar.
Qué haces
- Revisa antes de sellar y sella versiones sucesivas
Qué consigues
Sellar deja de percibirse como irreversible.
La situación
Se pregunta por qué no se puede editar.
Qué haces
- Compara con un documento que sí se puede editar
Qué consigues
Se entiende que editable y demostrable son opuestos.
Este artículo responde a
- cómo borro un documento certificado
- he subido el archivo equivocado a SmartCheck
- se puede editar una evidencia certificada
- derecho de supresión y evidencias