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Certificar un acuerdo por correo
Lo que se pactó en un hilo de correos existe. Que dentro de un año se pueda probar, depende.
Una parte considerable de los acuerdos reales se cierra en un hilo de correos: un precio, un plazo, una condición especial. Eso vale, pero la prueba vive en dos buzones privados y con el tiempo se degrada — se borran mensajes, se cambia de sistema, se va la persona.
Lo que conviene hacer cuando el acuerdo importa
- 1
Resumidlo en un mensaje de cierre
«Para confirmar: quedamos en X, con plazo Y y condición Z». Un párrafo, sin ambigüedad.
- 2
Pedid confirmación explícita
Un «conforme» claro; un silencio no es una aceptación en la mayoría de los casos.
- 3
Guardadlo en el expediente de esa relación
Con el hilo completo, no solo vuestro resumen.
- 4
Y certificadlo si el importe o el riesgo lo justifica
Fija que ese contenido existía en esa fecha y no ha cambiado.
Importante
El primer paso vale más que los otros tres juntos. La mayoría de las discusiones posteriores no son sobre si hubo acuerdo, sino sobre qué se acordó exactamente — y un resumen de cierre confirmado elimina esa discusión entera.
Lo que un correo certificado prueba y lo que no
| Prueba | No prueba |
|---|---|
| Que ese contenido existía en esa fecha | Que la otra parte lo leyera |
| Que no ha cambiado desde entonces | Que quien escribió tuviera poder para obligar |
| Que estaba en vuestro poder | Que el acuerdo sea válido si la ley exige otra forma |
Ojo con esto
La segunda fila de la derecha importa en empresas: quien negocia por correo no siempre puede comprometer a su empresa. Para acuerdos relevantes, conviene que firme quien pueda, y eso ya no es un correo: es una firma.
Cuándo compensa dar el paso a firma
En esos cuatro casos, un envío a firmar cuesta lo mismo que el rato de escribir el correo de cierre y deja una prueba mucho más sólida: identidad, momento y contenido exacto de lo aceptado.
Ten en cuenta
Nada de esto invalida el correo. Un hilo bien guardado, con resumen confirmado y certificado, es prueba razonable para la enorme mayoría de las relaciones comerciales; el paso a firma es para cuando hay algo importante en juego.
›¿Vale un mensaje de móvil?
Como indicio sí; con las mismas limitaciones que el correo, y con más facilidad de pérdida.
›¿Hay que certificar todo el hilo?
Basta con el mensaje de cierre y la confirmación, guardando el hilo entero.
›¿Y si la otra parte lo niega?
Ahí es donde la fecha demostrable y el contenido inalterado hacen su trabajo.
Un caso real
La situación
Dos empresas acuerdan un descuento por volumen en un hilo de veinte correos.
Qué haces
- Escriben un mensaje de cierre y piden confirmación
- Lo guardan certificado en el expediente del cliente
Qué consigues
Un año después, con otro interlocutor, el acuerdo no se discute.
La situación
Un acuerdo se cierra en un hilo de correos y nadie lo sella.
Qué haces
- Sella el hilo cuando se cierra
Qué consigues
Lo pactado es demostrable un año después.
La situación
El hilo sigue creciendo después del acuerdo.
Qué haces
- Sella el punto exacto del acuerdo
Qué consigues
El sello apunta a lo pactado y no a la conversación entera.
La situación
Se sella un correo suelto sin contexto.
Qué haces
- Sella el hilo completo
Qué consigues
La prueba se entiende sin explicación.
La situación
Cada parte guarda su versión del hilo.
Qué haces
- Comparten la referencia del sello
Qué consigues
Las dos partes se refieren a lo mismo.
La situación
Se firma un contrato y el hilo previo se descarta.
Qué haces
- Conserva el hilo que explica lo pactado
Qué consigues
El contexto sobrevive al contrato.
Este artículo responde a
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- certificar un acuerdo por email
- el correo vale como contrato
- probar lo que se acordó por escrito