SmartCheck
Certificar que dijiste lo que dijiste
Cuando lo que hay que probar no es un documento, sino un aviso.
Hay comunicaciones que no son documentos y aun así hay que poder probarlas: el aviso de un sobrecoste, la comunicación de un defecto, la advertencia de que un plazo se va a incumplir. Se discuten igual que un contrato, y normalmente con menos pruebas.
Qué se certifica exactamente
Lo que NO certifica es que la otra parte estuviera de acuerdo. Para eso hace falta que firme, que es una cosa distinta y más fuerte.
Avisar o hacer firmar
| Si lo que comunicas... | Haz esto |
|---|---|
| Es informativo y no cambia nada | Avisar, y con el registro de envío basta |
| Puede tener consecuencias económicas | Certificar la comunicación |
| Modifica lo acordado | Mandarlo a firmar, no a avisar |
Importante
Certificar una comunicación no sustituye a las formas de notificación que exija un contrato o una norma. Si vuestro contrato dice que las comunicaciones van por un canal concreto, ese canal sigue siendo obligatorio; esto es prueba adicional, no un atajo.
Ojo con esto
Certifica el texto que mandaste, no un resumen de lo que recuerdas haber mandado. Un texto reconstruido después no prueba nada y, si aparece el original y no coincide, empeora tu posición.
Ten en cuenta
Lo más útil suele ser lo más aburrido: certificar en el momento el correo donde avisabas del retraso, no el informe de cincuenta páginas del final.
›¿Vale como un burofax?
Son cosas distintas y conviene preguntar a vuestro asesor para el caso concreto. Esto prueba contenido y fecha; un burofax añade la intervención de un operador postal.
›¿Puedo certificarlo días después?
Puedes, pero la fecha certificada es la de hoy. Si importa, se hace el mismo día.
›¿Lo puede comprobar la otra parte?
Sí, sin cuenta, en la página pública de verificación.
Un caso real
La situación
Una constructora avisa a su cliente de que un cambio de diseño va a encarecer la obra.
Qué haces
- Certifica el correo el mismo día que lo manda
Qué consigues
Cuando cuatro meses después se discute el sobrecoste, la fecha y el texto no dependen de su palabra.
La situación
Se avisó por teléfono y no consta.
Qué haces
- Manda el aviso por escrito y lo sella
Qué consigues
El aviso deja de depender de dos memorias.
La situación
Se avisó por correo y el otro dice que no llegó.
Qué haces
- Sella el envío con su fecha
Qué consigues
Consta cuándo se comunicó.
La situación
Se avisa tarde y se quiere demostrar que se avisó.
Qué haces
- Sella el aviso el día que se manda
Qué consigues
La fecha del aviso es incontestable.
La situación
El aviso se manda a quien no correspondía.
Qué haces
- Comprueba el destinatario antes de sellar
Qué consigues
El sello prueba algo útil.
La situación
Se sellan todos los correos por costumbre.
Qué haces
- Sella los avisos que pueden discutirse
Qué consigues
El histórico sigue siendo manejable.
Este artículo responde a
- demostrar que envié un aviso importante
- certificar un correo
- prueba de que comuniqué algo
- burofax alternativa digital