Trazabilidad y cumplimiento
Avisar a tiempo y poder probarlo
Un preaviso, una reclamación o una comunicación con plazo. Lo que cuenta no es mandarlo: es probarlo.
Hay comunicaciones que solo valen si llegan a tiempo: un preaviso de no renovación, una reclamación por un defecto, la comunicación de una incidencia. Y en todas ellas, quien tiene que demostrar que avisó sois vosotros, no la otra parte que dice no haberse enterado.
Qué hay que poder demostrar
| Elemento | Por qué importa |
|---|---|
| Qué mandasteis | El contenido exacto, no «le dije que…» |
| Cuándo | Es lo único que discute el plazo |
| A quién | Que era el destinatario correcto y no un buzón genérico |
| Y que llegó | Entregado, y si es posible, abierto |
Importante
El tercero es el que más reclamaciones tumba. Un preaviso mandado a una dirección de contacto obsoleta o a un buzón general puede considerarse no efectuado, aunque tengáis constancia de que salió.
Cómo se hace
- 1
Comprobad el destinatario antes de mandar
En el contrato suele decir a quién y cómo hay que comunicar. Ese es el sitio donde mirar.
- 2
Mandad con constancia, no con un correo suelto
Que quede registro de envío, entrega y, si el canal lo permite, apertura.
- 3
Certificad el contenido enviado
Fija qué decía exactamente el documento que mandasteis en esa fecha.
- 4
Y guardadlo en el expediente de la relación
No en la bandeja de quien lo mandó, que es donde acaba desapareciendo.
Ojo con esto
Si el contrato exige una forma concreta (correo certificado, burofax, comunicación a una dirección específica), esa forma manda. Un canal con mejor rastro no sustituye a lo pactado: usadlo **además**, no en lugar de.
Cuando el plazo aprieta
Ten en cuenta
La prueba que queda es útil incluso si nunca hay conflicto: en muchas relaciones la sola existencia del registro cambia la conversación, porque la otra parte sabe que no hay ambigüedad sobre qué se dijo y cuándo.
›¿Vale un correo normal?
Puede valer, pero probar la entrega es más difícil. Con registro de envío y entrega, mucho mejor.
›¿Y si el destinatario no lo abre?
Entregado y no abierto suele bastar; no abrirlo no es una defensa.
›¿Sirve un mensaje de móvil?
Como complemento sí; para lo formal, seguid lo que diga el contrato.
Un caso real
La situación
Una empresa manda el preaviso de no renovación al correo de siempre y el proveedor lo niega.
Qué haces
- Comprueba en el contrato a quién hay que comunicar
- Manda con registro de entrega y certifica el contenido
Qué consigues
El siguiente preaviso es indiscutible: consta contenido, fecha, destinatario correcto y entrega.
La situación
Se avisa y no queda constancia de cuándo.
Qué haces
- Manda el aviso por un canal con fecha
Qué consigues
El momento del aviso es demostrable.
La situación
Se avisa tarde y se discute si dio tiempo.
Qué haces
- Consulta la fecha registrada del aviso
Qué consigues
La discusión se cierra con el dato.
La situación
El aviso llega a quien no podía actuar.
Qué haces
- Comprueba el destinatario antes de enviar
Qué consigues
El aviso prueba algo útil.
La situación
Se avisa varias veces y solo consta la última.
Qué haces
- Registra cada aviso con su fecha
Qué consigues
La insistencia queda documentada.
La situación
El otro dice que el aviso no era claro.
Qué haces
- Conserva el texto exacto enviado
Qué consigues
Lo comunicado se puede leer.
Este artículo responde a
- cómo probar que envié un preaviso
- comunicación fehaciente sin burofax
- demostrar que avisé antes del plazo
- notificación con prueba de entrega