SmartCheck
Conservar una prueba muchos años
Lo que hay que hacer para que siga valiendo dentro de diez.
Un sellado no caduca por el paso del tiempo, pero la criptografía que lo sostiene envejece: lo que hoy es imposible de falsificar dentro de veinte años puede no serlo. Para documentos que tienen que durar, eso hay que anticiparlo.
Lo que hay que hacer y cuándo
| Plazo del documento | Qué hace falta |
|---|---|
| Menos de 5 años | Nada especial. Conservar el archivo |
| 5 a 15 años | Conservar el archivo original, sin convertirlo |
| Más de 15 años | Además, resellar antes de que el algoritmo quede obsoleto |
Lo que más falla no es la criptografía
Es perder el archivo. Los documentos que dejan de poder demostrarse a los diez años no suelen fallar por el algoritmo: fallan porque nadie sabe dónde está el fichero, o porque alguien lo convirtió a otro formato «para archivarlo mejor» y con eso cambió su huella.
Importante
Convertir un archivo sellado a otro formato lo invalida como prueba. Guardad el original tal y como se selló, y si necesitáis una copia en otro formato, que sea una copia adicional, no un reemplazo.
Qué conservar, exactamente
- El archivo original, byte a byte.
- El comprobante del sellado.
- Y saber dónde están las dos cosas dentro de diez años, que es la parte difícil.
Ten en cuenta
Si el documento vive en la plataforma, esto lo cubre vuestra política de conservación. El problema aparece con las copias que la gente se lleva a su disco y luego reorganiza.
›¿Me avisa cuando haya que resellar?
Preguntadlo para vuestros documentos de plazo largo: no es algo que convenga descubrir tarde.
›¿Resellar cambia el documento?
No. Añade una capa nueva sobre la misma huella.
›¿Y si pierdo el comprobante?
Si el documento está en la plataforma, se recupera. Si solo tenías una copia suelta, ahí está el problema.
Un caso real
La situación
Una ingeniería conserva proyectos que pueden discutirse veinte años después.
Qué haces
- Guarda los originales sin convertir
- Pregunta por el resellado de los de plazo más largo
Qué consigues
Los proyectos siguen siendo demostrables cuando aparece una reclamación quince años después.
La situación
La prueba se guarda en un formato que dentro de diez años no se abrirá.
Qué haces
- Conserva el original en un formato estándar
Qué consigues
El fichero sigue siendo legible.
La situación
La evidencia vive en un equipo que se retira.
Qué haces
- La guarda fuera de equipos personales
Qué consigues
La migración no se lleva la prueba.
La situación
Se guarda el documento y se pierde la referencia del sello.
Qué haces
- Conserva documento y referencia juntos
Qué consigues
La comprobación sigue siendo posible.
La situación
Se cambia de sistema y el histórico se queda atrás.
Qué haces
- Incluye la prueba en el plan de migración
Qué consigues
La evidencia atraviesa el cambio.
La situación
Nadie comprueba nunca si la prueba sigue verificando.
Qué haces
- Verifica una muestra cada cierto tiempo
Qué consigues
Un problema se descubre antes de necesitarla.
Este artículo responde a
- cuánto dura la validez de un sellado
- conservación a largo plazo de documentos firmados
- resellado de documentos antiguos
- sigue valiendo dentro de diez años