Trazabilidad y cumplimiento
Demostrar que un documento no ha cambiado
Cómo se comprueba, quién puede hacerlo y por qué vale sin fiarse de nosotros.
Un documento sellado se puede comprobar sin entrar en la plataforma, sin cuenta y sin pedirnos permiso. Esa es la parte importante: si hiciera falta fiarse de nosotros, no probaría gran cosa.
Cómo se comprueba
- 1
Entra en la página pública de verificación.
- 2
Sube el documento, o escanea su código si lo lleva.
- 3
Lee el resultado: coincide o no coincide.
Qué significa cada resultado
| Resultado | Qué quiere decir |
|---|---|
| Coincide | Es exactamente el documento que se selló, en la fecha que dice |
| No coincide | El archivo ha cambiado desde entonces, aunque sea una coma |
| No consta | Ese documento nunca se selló aquí |
Importante
«No coincide» no significa necesariamente fraude. Reimprimir un PDF o volver a guardarlo desde otro programa cambia el archivo. Lo que sí significa es que ese archivo concreto no es el que se selló.
Por qué la hora la pone otro
Si la fecha la pusiéramos nosotros, tendríais que fiaros de nuestro reloj. La pone una autoridad de sellado independiente, y su firma se puede comprobar por separado. Es la diferencia entre decir «pasó el martes» y poder demostrarlo.
›¿Hace falta cuenta para verificar?
No, y es a propósito: quien verifica suele ser alguien de fuera.
›¿Sirve dentro de diez años?
Sí, mientras conserves el documento. La comprobación no depende de que tengas cuenta.
›¿Y si perdí el archivo?
Si eres de la organización, está guardado. Si eres un tercero, pídeselo a quien te lo mandó.
Un caso real
La situación
Un cliente sospecha que el anexo que recibió no es el que se acordó.
Qué haces
- Sube su copia a la página de verificación
Qué consigues
Coincide con el sellado el día de la firma, y la sospecha se cierra en treinta segundos sin discutir.
La situación
Alguien reenvía un documento y hay que saber si es el mismo.
Qué haces
- Compara la huella con la registrada
Qué consigues
La comprobación no exige leerlo entero.
La situación
Dos copias parecen iguales y una está manipulada.
Qué haces
- Calcula la huella de las dos
Qué consigues
Se distingue el original.
La situación
Un tercero quiere comprobarlo por su cuenta.
Qué haces
- Le indica la página de verificación
Qué consigues
Comprueba sin depender de vosotros.
La situación
El fichero se abrió y se volvió a guardar.
Qué haces
- Comprueba con la copia original sin abrir
Qué consigues
La verificación sale correcta.
La situación
Se quiere demostrar sin revelar el contenido.
Qué haces
- Comparte solo la huella
Qué consigues
La prueba viaja sin el documento.
Este artículo responde a
- verificar que un documento es auténtico
- comprobar si un pdf ha sido modificado
- qué es el sello de tiempo
- verificar un documento sin cuenta