SmartCheck
Compartir una evidencia con un auditor
Cómo enseñar lo certificado a alguien de fuera para que lo compruebe por su cuenta.
Certificar sirve de poco si el día que hay que enseñarlo la única forma es mandar el archivo por correo y pedir que se fíen. Lo que hace útil una evidencia es que la otra parte pueda comprobarla sin depender de ti.
Compartir una evidencia suelta
Es lo más habitual: el auditor pregunta por un registro concreto. Desde la evidencia se genera un enlace que puedes mandar por correo. Quien lo abre ve el documento y sus datos de certificación —qué se certificó, cuándo y con qué huella— sin tener cuenta y sin ver el resto de tu carpeta.
La verificación pública
Es el mecanismo más fuerte de los tres, porque no depende de un enlace que hayas generado tú. Cualquiera con el documento en la mano puede comprobar en la página pública de verificación si corresponde a una certificación registrada y de qué fecha. Es lo que le das a un abogado o a un juzgado cuando quieren confirmarlo por su cuenta.
Ten en cuenta
Si el documento se ha alterado aunque sea en un carácter, la verificación no cuadra. Eso es lo que la hace valer: no es un sello decorativo.
El certificado descargable
Un documento aparte, legible por una persona, que resume qué se certificó, cuándo y con qué huella. Sirve para adjuntarlo a un expediente o a un informe sin tener que mandar el documento original, que a veces es confidencial.
El dossier de auditoría
Cuando lo que piden no es un registro sino «todo lo del tercer trimestre», exportas el dossier de la carpeta: un paquete con las evidencias y sus datos de certificación, listo para entregar de una vez. Es la diferencia entre pasar una tarde recopilando y resolverlo en cinco minutos.
Preguntas frecuentes
›¿Quien abre el enlace ve el resto de mi carpeta?
No. El enlace es de esa evidencia concreta. No da acceso a nada más de tu organización.
›¿Necesita cuenta el auditor?
No. Ni para el enlace compartido ni para la verificación pública. Ese es justamente el objetivo.
›¿Puedo saber si alguien ha abierto el enlace?
Los accesos quedan registrados junto con el resto de la trazabilidad de tu organización.
›¿Y si quiero enseñar la fecha pero no el contenido?
Para eso está el certificado descargable: acredita qué se certificó y cuándo sin necesidad de entregar el documento original.
Un caso real
La situación
Un auditor externo pide las evidencias de calidad de todo un trimestre, y son ochenta registros.
Qué haces
- Exporta el dossier de la carpeta del trimestre
- Se lo entrega en un solo envío
- Le indica la página de verificación pública por si quiere comprobar alguno por su cuenta
Qué consigues
El auditor valida lo que quiera sin volver a preguntarte, y tú no has tenido que buscar ochenta archivos.
La situación
Un auditor pide comprobar una evidencia por su cuenta.
Qué haces
- Le indica la página de verificación
Qué consigues
Comprueba sin depender de vosotros.
La situación
Se le manda una captura de pantalla.
Qué haces
- Le entrega el documento y su referencia de sello
Qué consigues
Puede verificar en lugar de creer.
La situación
El auditor pide todo el expediente y solo hace falta uno.
Qué haces
- Comparte solo la evidencia que corresponde
Qué consigues
Se entrega lo pedido sin dar de más.
La situación
Hay que dejar constancia de qué se le enseñó.
Qué haces
- Registra qué se compartió y cuándo
Qué consigues
La entrega es demostrable después.
La situación
El auditor no sabe qué significa la comprobación.
Qué haces
- Le explica qué afirma exactamente el sello
Qué consigues
No se atribuye a la prueba más de lo que dice.
Este artículo responde a
- cómo enseño una evidencia a un auditor
- compartir un documento certificado con un tercero
- exportar el dossier de auditoría
- verificación pública de un documento