SmartCheck
Qué es SmartCheck y cómo certificar una evidencia
Subes algo y queda sellado con fecha demostrable e inmutable, listo para cuando te pidan cuentas.
SmartCheck existe para un momento muy concreto: el día que alguien —un inspector, un abogado, un cliente, un auditor— te dice «demuéstrame que tenías esto el día X». No pide nada a nadie ni cruza información con nada: solo certifica y archiva.
Qué problema resuelve exactamente
La fecha de un archivo en tu ordenador no prueba nada: cualquiera puede cambiarla. Un correo con el documento adjunto prueba un poco más, pero está en tu buzón y lo controlas tú. Lo que hace falta cuando alguien va a rendir cuentas es que un tercero pueda comprobar la fecha sin fiarse de ninguna de las dos partes.
Eso es lo que hace SmartCheck: le calcula al documento una huella única, la sella con una marca de tiempo y la registra de forma que cualquier alteración posterior se detecte al instante.
Cómo certificar un documento
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Entra en SmartCheck y crea una carpeta
Por ejemplo «Auditoría 2026». Organizar por el criterio con el que te van a pedir cuentas —trimestre, obra, cliente— ahorra tiempo el día que llegue la petición.
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Pulsa «Subir» y suelta el archivo
Da igual el formato: PDF, foto, hoja de cálculo, vídeo, audio. No hace falta que sea un documento «formal».
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Espera un par de segundos
En cuanto se sube se calcula su huella y se sella. No hay ningún paso adicional que recordar.
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Comprueba que aparece como certificado
El archivo queda marcado con la fecha y la hora exactas del sellado. Eso es lo que vale como prueba.
Certificar datos sin documento
No todo lo que merece quedar fechado es un archivo. Una lectura de un sensor, la decisión de un comité, una declaración, un recuento de inventario: se rellena un formulario y sigue exactamente el mismo camino —huella, sello y fecha—, sin necesidad de fabricar un PDF para tener algo que subir.
En qué se diferencia de los otros dos módulos
| En qué se fija | SmartCheck | Trackline | Consigne |
|---|---|---|---|
| Quién actúa | Solo tú | Otra persona te entrega | Otra persona firma |
| ¿Lee el contenido? | No, lo sella tal cual | Sí, extrae datos con IA | No |
| Qué produce | Una evidencia fechada | Un expediente completo | Un PDF firmado |
| Para qué sirve | Demostrar que existía | Reunir lo que falta | Probar un acuerdo |
Ten en cuenta
Que SmartCheck no lea el documento es intencionado. Aquí no se interpreta nada: se congela lo que subiste, exactamente como estaba.
Preguntas frecuentes
›¿Qué formatos admite?
Cualquiera. La certificación trabaja sobre el archivo como secuencia de bytes, así que un vídeo o un audio se sellan igual que un PDF.
›¿Cuánto tarda en quedar certificado?
Segundos, en el momento de subirlo. No hay procesos nocturnos ni colas que esperar.
›¿Puedo certificar algo que ya está en otro módulo?
Los módulos son independientes y cada uno guarda lo suyo. Si quieres que un documento quede certificado en SmartCheck, súbelo a SmartCheck.
›¿Y si el documento cambia dentro de un mes?
Certificas la versión nueva. Quedan las dos, cada una con su fecha, y esa secuencia suele ser justo lo que interesa demostrar.
›¿Se puede certificar automáticamente desde otro sistema?
Sí, hay API pública: un ERP o un sistema de calidad puede certificar cada factura o cada registro en el momento de generarlo, sin que nadie tenga que acordarse.
Un caso real
La situación
Una empresa con ISO 9001 tiene auditoría interna cada trimestre y siempre acaba discutiendo si un registro se hizo antes o después de la no conformidad.
Qué haces
- Crea una carpeta por trimestre
- Certifica cada registro el mismo día que se genera
- Comparte el enlace de la evidencia con el auditor
Qué consigues
El auditor comprueba por su cuenta la fecha de cada registro, sin tener que fiarse de la palabra de nadie.
La situación
Hace falta demostrar que un informe existía en una fecha.
Qué haces
- Sella el informe el día que se cierra
Qué consigues
La fecha no depende de la palabra de nadie.
La situación
Se confía en la fecha de modificación del fichero.
Qué haces
- Sella el documento en lugar de fiarse del sistema
Qué consigues
La fecha deja de cambiar al copiar el archivo.
La situación
Se sella algo y luego se corrige.
Qué haces
- Sella también la versión corregida
Qué consigues
Las dos versiones tienen fecha propia.
La situación
Se quiere sellar sin revelar el contenido.
Qué haces
- Comparte solo la huella del documento
Qué consigues
La prueba viaja sin el contenido.
La situación
Nadie sabe qué se ha sellado y cuándo.
Qué haces
- Consulta el listado de evidencias
Qué consigues
El histórico está a la vista.
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