SmartCheck
¿Qué pasa si pierdo el fichero original?
Lo que se puede demostrar sin el fichero, y por qué conviene no llegar a esa situación.
Certificar un documento no guarda una copia en otro sitio del mundo: fija una huella que permite comprobar que **ese** fichero es el mismo que existía en esa fecha. La consecuencia práctica es directa: si el fichero desaparece, la comprobación se queda sin objeto.
Qué se conserva y qué no
| Sigue existiendo | Deja de poder hacerse |
|---|---|
| La constancia de que se certificó algo, y cuándo | Comprobar que un fichero coincide, si no hay fichero |
| La huella de aquel contenido | Reconstruir el contenido a partir de la huella |
| El registro de quién lo hizo | Demostrar qué decía exactamente el documento |
Importante
La segunda fila de la derecha es la que sorprende: la huella no es una copia comprimida, no se puede volver atrás desde ella. Prueba que un fichero es el mismo; no permite recuperarlo.
Cómo se evita el problema
- 1
Que el documento viva en su expediente, no solo en un equipo
Es lo que hace que no dependa de un disco ni de una persona.
- 2
Descargad copia de lo verdaderamente crítico
Lo que sostenga una reclamación grande, guardadlo también fuera.
- 3
Y no borréis lo antiguo por hacer sitio
Ocupa poco y su valor aparece años después, justo cuando ya no está.
Ojo con esto
Cuidado con el borrado por política de retención automática. Si tenéis una política que borra a los X años, comprobad que no arrastra documentos certificados que sostienen algo con plazo de reclamación más largo.
Si ya ha pasado
Ese último punto tiene lectura positiva: si una copia recuperada verifica, sabéis con certeza que es el documento original y no una versión retocada por el camino.
Ten en cuenta
El caso más frecuente de pérdida no es un fallo técnico: es un documento que solo estaba en el correo o el escritorio de alguien que ya no está. La solución no es más copias de seguridad; es que no viva ahí desde el principio.
›¿La plataforma guarda mis documentos?
Sí, lo subido está y se puede descargar. El riesgo es lo que nunca se subió.
›¿Y si dejo de ser cliente?
Podéis exportarlo todo; y lo certificado se puede verificar después.
›¿Sirve una impresión en papel?
Para leerlo sí, para verificar no: la comprobación es sobre el fichero exacto.
Un caso real
La situación
Una empresa certifica un informe y lo guarda solo en el portátil de quien lo hizo.
Qué haces
- Sube el informe al expediente del asunto
- Descarga además copia de lo crítico
Qué consigues
El día que ese portátil falla, el documento sigue estando y sigue verificando.
La situación
Se pierde el fichero y solo queda la referencia.
Qué haces
- Comprueba qué se puede afirmar sin él
Qué consigues
Se sabe con qué se cuenta realmente.
La situación
El fichero está en un equipo que falló.
Qué haces
- Conserva copia en más de un sitio
Qué consigues
La pérdida deja de ser total.
La situación
Se guarda solo la referencia del sello.
Qué haces
- Guarda documento y referencia juntos
Qué consigues
La prueba está completa.
La situación
Se descubre la pérdida cuando hace falta la prueba.
Qué haces
- Verifica una muestra periódicamente
Qué consigues
El problema se descubre antes.
La situación
El fichero lo tenía una persona que se fue.
Qué haces
- Guarda las evidencias fuera de equipos personales
Qué consigues
La salida de alguien no se lleva la prueba.
Este artículo responde a
- he perdido el documento certificado
- se puede verificar sin el fichero
- qué pasa si borro un documento sellado
- recuperar una evidencia certificada