Trackline
En qué se diferencia de un BPM
Un BPM modela lo que pasa dentro de vuestra empresa, con gente que os obedece. Aquí media parte del proceso está fuera y no os obedece.
**Un BPM es muy bueno en lo que hace: modelar un proceso con muchas ramas, muchos roles y muchos sistemas, todo dentro de vuestra organización.** Cada participante tiene usuario, tiene una tarea asignada y tiene un jefe. El proceso avanza porque alguien de dentro lo hace avanzar.
Dónde se rompe la analogía
| Lo que se da por supuesto | Proceso interno (BPM) | Recogida a terceros |
|---|---|---|
| Quién ejecuta la tarea | Un empleado | Alguien de otra empresa |
| Tiene cuenta y formación | Sí | No, y no la va a tener |
| Se le puede asignar trabajo | Sí | **No: se le puede pedir** |
| Si no lo hace | Se escala a su responsable | **No hay a quién escalar** |
| El cuello de botella real | Coordinación entre áreas | **El silencio del otro lado** |
Importante
**Modelar la parte externa en un BPM suele terminar en una tarea llamada «esperar documento del proveedor» que se queda ahí semanas.** El motor la crea, la asigna a alguien de dentro y espera. Pero esa persona no tiene el documento: lo único que puede hacer es escribir un correo y volver a mirar, que es exactamente el trabajo manual que el BPM iba a eliminar. El diagrama queda perfecto y el proceso no avanza.
Qué hace falta en el tramo de fuera
Cuándo el BPM es la herramienta correcta
- 1
Cuando el proceso es interno y ramificado
Aprobaciones por importe, rutas por área, integraciones con varios sistemas.
- 2
Cuando hay reglas de negocio complejas
Condiciones, excepciones, plazos internos. Un BPM está hecho para eso.
- 3
Y cuando conviven, que es lo más habitual
El BPM lleva el proceso interno y llama a este para el tramo externo, por API.
Ojo con esto
La comparación honesta no es «uno u otro» sino **qué parte del proceso está fuera de vuestro control**. Si es pequeña —un documento suelto al final— el BPM la puede llevar. Si es la mitad del proceso, y son cincuenta empresas distintas con cincuenta formas de trabajar, esa mitad necesita otra cosa. Y hay una señal fácil de medir: si vuestro proceso tiene tareas que llevan más de dos semanas paradas esperando a alguien de fuera, esa es la parte de la que se está hablando.
Ten en cuenta
Montar esto no requiere un proyecto de implantación ni modelar nada: una plantilla se define en una tarde y se lanza el mismo día. Si vuestro BPM ya está en marcha, lo normal es no tocarlo — se le añade el tramo externo por API y el diagrama interno se queda como está.
›¿Sustituye a nuestro BPM?
No. Se ocupa del tramo que sale de la empresa; el interno se queda donde está.
›¿Se pueden conectar?
Sí, por API: el BPM lanza el proceso y recibe el resultado.
›¿Y si nuestro proceso es todo interno?
Entonces el BPM os basta. Esto empieza a servir cuando hay terceros.
Un caso real
La situación
Una industria modela en su BPM el alta de proveedores y la tarea «recibir documentación» acumula 40 instancias con más de un mes de antigüedad.
Qué haces
- Saca esa tarea del BPM
- La sustituye por una llamada al proceso externo
- Deja que el BPM espere el resultado
Qué consigues
Las 40 instancias paradas pasan a estar perseguidas por el sistema, y el BPM recibe el aviso cuando la documentación está completa.
La situación
Un equipo de procesos calcula lo que costaría modelar en el BPM el envío por WhatsApp y el portal para no registrados.
Qué haces
- Enumera canal, identidad y rastro
- Compara con conectar por API
- Presenta las dos cifras
Qué consigues
La comparación deja de ser de opinión: se ve qué parte tiene sentido construir y qué parte no.
La situación
Una empresa tiene el proceso interno de aprobación de compras muy bien montado en su BPM y quiere añadirle el alta documental del proveedor.
Qué haces
- Deja la aprobación donde está
- Añade el tramo documental como paso previo
- Conecta los dos por API
Qué consigues
La aprobación no se toca y deja de arrancar con documentación incompleta.
La situación
Un responsable descubre que el BPM marca el proceso como completado porque alguien cerró a mano la tarea de espera, sin que el documento llegara.
Qué haces
- Quita la capacidad de cerrar a mano ese paso
- Vincula el cierre a la entrada real del documento
- Revisa los cerrados del último trimestre
Qué consigues
Aparecen los expedientes cerrados sin documento, que era justo lo que la auditoría iba a encontrar.
La situación
Una organización sin BPM se plantea comprar uno para resolver la recogida de documentación de subcontratas.
Qué haces
- Separa qué parte es interna y cuál externa
- Comprueba que casi todo el problema está fuera
- Empieza por el tramo externo
Qué consigues
Se resuelve el problema real sin abrir un proyecto de implantación que tardaría meses.
La situación
Un BPM lanza el proceso documental por API y necesita saber cuándo está completo para seguir.
Qué haces
- Lanza el proceso desde el BPM
- Escucha el aviso de completado
- Continúa el flujo interno
Qué consigues
El proceso interno avanza solo cuando la documentación está de verdad, no cuando alguien lo dice.
La situación
El equipo de calidad quiere el mismo cuadro de mando para lo interno y lo externo.
Qué haces
- Deja las métricas internas en el BPM
- Toma del proceso externo lo que falta y desde cuándo
- Junta las dos en el informe
Qué consigues
El cuadro de mando distingue lo que se atasca dentro de lo que se atasca fuera, que se arreglan de forma distinta.
La situación
Una consultora propone modelar el proceso completo, terceros incluidos, en seis meses de proyecto.
Qué haces
- Separa el tramo externo y lo pone en marcha esta semana
- Mide qué mejora
- Decide después qué queda por modelar
Qué consigues
La parte que dolía deja de doler mientras se decide con datos qué merece un proyecto y qué no.
Este artículo responde a
- diferencia entre un bpm y trackline
- ya tenemos un motor de procesos podemos hacerlo ahi
- modelar la peticion de documentos en el bpm
- workflow para pedir documentacion a proveedores