Trazabilidad y cumplimiento
Cuando cambia lo que hay que guardar
Una obligación nueva, un criterio nuevo o un cliente que exige más: qué se hace con todo lo que ya está archivado.
Cada cierto tiempo cambia algo: una obligación nueva, un cliente que endurece lo que exige o vosotros mismos decidiendo pedir más. La pregunta que aparece siempre es la misma y casi nunca se resuelve bien: ¿qué hacemos con todo lo de antes?
Las tres respuestas posibles, y cuándo aplica cada una
| Respuesta | Cuándo tiene sentido | Riesgo |
|---|---|---|
| Solo hacia delante | Cuando el cambio es vuestro y no hay obligación retroactiva | Convivir un tiempo con dos criterios |
| Hacia delante y en la renovación | Lo habitual: cada uno se pone al día cuando le toca | Tardar un ciclo entero en estar completos |
| Todo y ya | Cuando hay un plazo real o un cliente que audita pronto | Es la más cara y la que más resistencia genera |
Importante
La segunda es la que funciona en la mayoría de los casos y la que menos se plantea, porque suena a medias tintas. No lo es: **aprovechar la renovación que ya existe convierte un proyecto en una rutina**. Pedirle a un proveedor un documento nuevo cuando ya le estáis pidiendo la renovación anual cuesta cero; pedírselo aparte, en mayo, cuesta una campaña entera.
Lo que hay que decidir antes de empezar
- 1
Si el cambio afecta a lo ya hecho o solo a lo nuevo
No es lo mismo un requisito nuevo que un criterio distinto para juzgar lo mismo.
- 2
Desde qué fecha aplica, y escribirlo
Es lo que después explica por qué dos expedientes del mismo año se ven distintos.
- 3
Qué se hace con lo que ya no cumple
¿Se marca, se pide de nuevo, se acepta como está? Decidirlo una vez, no caso a caso.
- 4
Y quién responde de la transición
Con nombre, o se queda a medias en el segundo mes.
Ojo con esto
El error que más problemas causa es aplicar el criterio nuevo hacia atrás **sin dejar rastro de que cambió**. Si dentro de un año alguien mira un expediente de hace tres y ve que le falta algo que entonces no se pedía, la conclusión natural es que os lo saltasteis. Anotar desde cuándo aplica cada criterio no es burocracia: es lo que evita que vuestro propio archivo os acuse.
Lo que casi siempre se puede aprovechar
Esa tercera es la que menos esfuerzo cuesta y más terreno cubre: si cada vez que alguien abre un expediente viejo lo deja al criterio actual, el archivo se pone al día solo en unos meses.
Ten en cuenta
Si el cambio viene de una obligación y no de vuestro criterio, **qué alcance tiene y desde cuándo es una consulta para vuestro asesor**: hay cambios que solo miran hacia delante y otros que no. Lo que aquí se describe es cómo organizar la transición una vez sepáis cuál es vuestro caso.
›¿Hay que rehacer los expedientes cerrados?
Salvo obligación expresa, no: lo cerrado se juzga con el criterio de su momento.
›¿Y si un cliente exige el criterio nuevo para lo antiguo?
Es una negociación, no una obligación: cuantificad qué supone antes de aceptarlo.
›¿Conviene avisar a los proveedores del cambio?
Sí, y en la misma petición de renovación: llega mejor que un correo aparte.
Un caso real
La situación
Una empresa decide exigir un documento nuevo a todos sus proveedores.
Qué haces
- Lo añade al alta y a la renovación anual en lugar de lanzar una campaña aparte
- Anota desde qué fecha aplica
Qué consigues
En un ciclo está completo, sin campañas extra y sin que el archivo antiguo parezca incompleto.
La situación
Cambia lo que hay que guardar y nadie revisa lo antiguo.
Qué haces
- Revisa qué expedientes quedan afectados
Qué consigues
El cambio alcanza a lo que ya existía.
La situación
Se aplica el criterio nuevo solo a lo nuevo.
Qué haces
- Decide qué se hace con lo anterior
Qué consigues
El archivo es coherente.
La situación
Nadie sabe desde cuándo aplica el criterio nuevo.
Qué haces
- Registra la fecha del cambio
Qué consigues
Se puede decir qué criterio valía en cada momento.
La situación
Un cliente pregunta por qué su expediente tiene menos.
Qué haces
- Consulta qué criterio aplicaba entonces
Qué consigues
La diferencia se explica.
La situación
El cambio se comunica de palabra.
Qué haces
- Deja el criterio escrito y accesible
Qué consigues
El equipo aplica lo mismo.
Este artículo responde a
- cambia la normativa qué hago con lo antiguo
- aplicar un criterio nuevo a documentos ya archivados
- nos piden ahora documentación que antes no
- revisar el archivo tras un cambio de requisitos