Trazabilidad y cumplimiento
Quién hizo qué y cuándo, sellos de tiempo, verificación pública y protección de datos.
- Me han mandado un documento y quiero comprobarloPara empezarCómo verificar un documento que has recibido, sin cuenta y en un minuto.
- «Yo no recibí eso»Para empezarLa frase más repetida en una discusión, y qué la responde.
- El certificado que caduca en agostoPara empezarLos vencimientos que caen en el peor momento del año, y cómo dejar de sufrirlos.
- Qué queda registradoPara empezarTodo lo que toca un documento deja rastro, y eso juega a vuestro favor.
- Cuánto tiempo guardar los documentosNivel medioGuardar de más también tiene coste, y no es el del almacenamiento.
- Enseñar el histórico a alguien de fueraNivel medioUn auditor, un abogado, un cliente: qué darles y qué no.
- Si algún día queréis cambiar de sistemaNivel medioQué os podéis llevar, en qué formato, y por qué conviene saberlo antes.
- Avisar a tiempo y poder probarloNivel medioUn preaviso, una reclamación o una comunicación con plazo. Lo que cuenta no es mandarlo: es probarlo.
- Cuando cada parte cuenta una historia distintaNivel medioNi mienten ni mentís: cada uno tiene un trozo. Cómo se reconstruye lo que pasó de verdad.
- Quién autorizó esta excepciónNivel medioDejar pasar algo incompleto es una decisión legítima; no poder decir quién la tomó, no.
- Cuando cambia lo que hay que guardarNivel medioUna obligación nueva, un criterio nuevo o un cliente que exige más: qué se hace con todo lo que ya está archivado.
- Acuerdos de palabra: cómo dejarlos por escritoNivel medioSe cierran por teléfono, en obra o en una comida, y meses después cada parte recuerda una cosa distinta.
- La inspección que llega sin avisarNivel medioNo se prepara el día que llega. Lo único que se decide ese día es quién habla y qué se entrega.
- Demostrar que avisaste a tiempoNivel medioLa discusión más frecuente y la más fácil de cerrar si el aviso salió por aquí.
- Demostrar que un documento no ha cambiadoNivel medioCómo se comprueba, quién puede hacerlo y por qué vale sin fiarse de nosotros.
- Responder a un requerimientoAvanzadoUn juzgado, una inspección o un abogado piden documentación con plazo. Qué se entrega y qué no.
- El borrado que sí hay que hacerAvanzadoGuardar todo para siempre no es prudencia: en algunos casos es un incumplimiento.
- El expediente de un incidenteAvanzadoMientras pasa, nadie documenta. Después, lo que se reconstruye es justo lo que se cuestiona.
- Dejar constancia de lo que no se hizoAvanzadoLos registros guardan lo que se hace. Lo que se decidió no hacer no deja rastro — y es justo lo que se cuestiona después.
- Cuando alguien pide que borres sus datosAvanzadoQué se puede borrar, qué hay que conservar y por qué eso no es una contradicción.
- Quién hizo qué y cuándoEl registro que convierte un archivo en una prueba, y cómo se le enseña a un tercero.