Trazabilidad y cumplimiento
El borrado que sí hay que hacer
Guardar todo para siempre no es prudencia: en algunos casos es un incumplimiento.
El reflejo por defecto es guardarlo todo por si acaso, y para la mayoría de los documentos es razonable. Para los que contienen datos personales, no lo es: conservarlos más allá de lo necesario deja de ser prudencia y pasa a ser un problema.
Los tres grupos
| Grupo | Criterio | Ejemplos |
|---|---|---|
| Se guarda por obligación | Un plazo legal marca el mínimo | Fiscal, laboral, prevención |
| Se guarda por interés | Mientras pueda haber una reclamación | Contratos, entregas, evidencias |
| Se borra | Cuando ya no hace falta para lo que se recogió | Candidaturas descartadas, visitas, copias de identidad |
Importante
El tercer grupo es el que casi nadie tiene definido, y es el único donde no actuar es en sí mismo el incumplimiento. Un currículum de una persona a la que no contratasteis hace cuatro años no lo guardáis por prudencia: lo guardáis porque nadie decidió qué hacer con él.
Cómo se monta una política que se cumpla sola
- 1
Listad qué tipos de documento tenéis
Por tipo, no por documento. Suelen ser menos de veinte.
- 2
Asignad plazo a cada tipo
Con el criterio de arriba y, si hay duda, preguntando a quien os asesore.
- 3
Que el plazo cuente desde un evento, no desde la subida
«Cuatro años desde el fin del contrato», no «desde que se subió».
- 4
Y revisadla una vez al año
Cambian las obligaciones y cambian los tipos de documento que manejáis.
Ojo con esto
El error caro es aplicar un borrado automático sin excepciones. Si hay un litigio abierto o un requerimiento en curso, la conservación deja de ser vuestra decisión: hay que poder suspender el borrado para lo afectado, y saber a qué afecta.
Lo que no se borra al borrar
La primera línea importa: poder demostrar que algo se borró cuando tocaba es tan útil como poder demostrar que se conservó.
Ten en cuenta
Si alguien ejerce su derecho de supresión, esto ya está medio hecho: sabéis dónde está lo suyo, qué se puede borrar y qué hay que conservar por obligación, que es exactamente lo que hay que contestarle.
›¿Cuánto hay que guardar cada cosa?
Depende del tipo y del país. Es la parte que conviene consultar, no improvisar.
›¿Y si borro algo que hacía falta?
Por eso el plazo se asigna por tipo y se revisa; el borrado sin criterio es peor que no borrar.
›¿Se puede automatizar?
El aviso sí. La decisión de borrar conviene que la confirme alguien.
Un caso real
La situación
Una empresa conserva currículums de procesos de selección de hace cinco años.
Qué haces
- Define plazo por tipo de documento y evento de inicio
- Suspende el borrado para lo afectado por un litigio abierto
Qué consigues
Deja de acumular datos que no debía tener y puede demostrar cuándo se eliminó cada cosa.
La situación
Se conserva todo y crece sin control.
Qué haces
- Revisa qué ha superado su plazo
Qué consigues
El archivo deja de crecer sin criterio.
La situación
Se borra sin comprobar si había que conservarlo.
Qué haces
- Comprueba la política antes de borrar
Qué consigues
El borrado deja de ser una apuesta.
La situación
Un cliente pide que se borre lo suyo.
Qué haces
- Localiza dónde aparece y actúa según la política
Qué consigues
La petición se atiende con criterio.
La situación
Se borra y no consta que se hiciera.
Qué haces
- Registra lo borrado y cuándo
Qué consigues
Lo actuado es demostrable.
La situación
Nadie es responsable de revisar los plazos.
Qué haces
- Programa la revisión periódica
Qué consigues
El borrado ocurre porque toca y no porque alguien se acuerde.
Este artículo responde a
- cuándo hay que borrar datos personales
- política de retención documental
- no puedo guardar todo indefinidamente
- borrado de documentos con datos personales