Trazabilidad y cumplimiento
Demostrar que avisaste a tiempo
La discusión más frecuente y la más fácil de cerrar si el aviso salió por aquí.
«No nos avisasteis» es la frase que más veces inicia una discusión comercial. Y es de las pocas que se puede cerrar con un dato en lugar de con una conversación.
Los tres niveles de prueba
| Nivel | Qué demuestra | Fuerza |
|---|---|---|
| Se envió | Que salió de aquí, a esa dirección, ese día | Media: no prueba que llegara |
| Se entregó | Que el servidor del destinatario lo aceptó | Alta |
| Se abrió | Que alguien lo abrió, y cuándo | Muy alta |
El salto entre el primero y el tercero es lo que cambia la conversación. «Te lo mandé» admite réplica; «se abrió el día 4 a las 10:12» no la admite.
Importante
Que se abriera no demuestra que se leyera ni que se entendiera. Es un dato fuerte, no una prueba de conformidad: para eso hace falta una respuesta o una firma.
Cuándo conviene pedir firma en lugar de avisar
Si lo que comunicas tiene consecuencias —un cambio de condiciones, un sobrecoste, un plazo—, un aviso no basta. Mándalo a firmar: la diferencia entre «te avisé» y «lo aceptaste» es toda.
Ojo con esto
Un correo mandado desde tu bandeja personal no deja este rastro. Si el aviso importa, que salga por el expediente.
Ten en cuenta
En una reclamación, lo que más pesa suele ser lo más aburrido: el registro de apertura de un aviso, no el contrato de treinta páginas.
›¿Se sabe quién lo abrió si van varios destinatarios?
Se registra por destinatario.
›¿Y si lo abrió y dice que no era él?
Ahí es donde ayuda haber pedido firma con código al móvil.
›¿Cuánto se conserva ese registro?
Según vuestra política de conservación.
Un caso real
La situación
Un cliente reclama un sobrecoste alegando que nunca se le comunicó.
Qué haces
- Se recupera el registro del aviso
- Consta la apertura el día siguiente al envío
Qué consigues
La reclamación se retira; la siguiente vez ese tipo de comunicación se manda a firmar, no a avisar.
La situación
Se avisó por teléfono y no consta.
Qué haces
- Manda el aviso por un canal que deja rastro
Qué consigues
El aviso deja de depender de dos memorias.
La situación
El otro dice que el aviso no llegó.
Qué haces
- Consulta la fecha y el estado de entrega
Qué consigues
Consta cuándo se comunicó.
La situación
Se avisa y luego se discute qué se dijo.
Qué haces
- Conserva el texto exacto del aviso
Qué consigues
Lo comunicado es demostrable.
La situación
Hace falta probar que se avisó antes de una fecha.
Qué haces
- Consulta el registro de envíos
Qué consigues
La fecha del aviso es incontestable.
La situación
El aviso se manda a quien no correspondía.
Qué haces
- Comprueba el destinatario antes de enviar
Qué consigues
El aviso prueba algo útil.
Este artículo responde a
- demostrar que envié un aviso
- el cliente dice que no le avisamos
- prueba de envío y de lectura
- acuse de recibo de un correo