Trazabilidad y cumplimiento
La inspección que llega sin avisar
No se prepara el día que llega. Lo único que se decide ese día es quién habla y qué se entrega.
Suena el telefonillo un martes a las nueve y media. A partir de ahí, todo lo que ocurra depende de dos cosas que ya estaban decididas antes de que llamaran: si los documentos se encuentran, y si alguien sabe qué se hace. Lo demás —los nervios, las carreras, el jefe que no coge el teléfono— es consecuencia de esas dos.
Los primeros quince minutos
- 1
Identificar a quién tenéis delante y anotarlo
Nombre, organismo y qué viene a ver. Con eso se avisa a quien corresponda.
- 2
Avisar a la persona designada
Designada de antes. Improvisar quién acompaña es cómo se dicen cosas de más.
- 3
Acompañar, no dejar solo ni bloquear
Ni una cosa ni la otra: las dos se recuerdan mal después.
- 4
Y empezar a anotar desde el minuto uno
Qué pide, qué se entrega, a qué hora. Vuestro registro paralelo.
Importante
Lo que más cambia el resultado no es tener todo perfecto: **es la diferencia entre «eso lo tengo, deme diez minutos» y «eso tendría que buscarlo»**. Lo primero es una empresa que controla lo suyo aunque falte algo; lo segundo abre la pregunta de qué más no encontraréis. Por eso el trabajo real no es la carpeta bonita, es que cualquiera de vosotros —no solo una persona— sepa dónde está cada cosa y pueda sacarla en minutos.
Qué se entrega y qué no
| Situación | Lo sensato |
|---|---|
| Piden un documento concreto que existe | Entregarlo, y anotar cuál y cuándo |
| Piden algo que no encontráis | Decirlo, y comprometer un plazo por escrito |
| Piden algo que no existe | Decir que no existe. Nunca fabricarlo después |
| Piden acceso general a todo | Ahí se llama al asesor antes de responder |
Ojo con esto
Los dos errores que convierten un problema pequeño en uno grande son opuestos y salen del mismo nervio: **rellenar huecos sobre la marcha** y **dar largas**. Un documento creado o corregido con fecha de antes es infinitamente peor que su ausencia, porque cambia la conversación de un incumplimiento a algo mucho más serio. Y contestar «eso lo tiene el gestor» sin dar plazo ni nombre suena exactamente igual que no tenerlo. Lo que funciona es lo aburrido: lo que hay, se enseña; lo que no, se dice, con plazo.
Después, que es cuando casi nadie hace nada
Ten en cuenta
Qué facultades tiene cada tipo de inspección, qué está obligada a exhibir la empresa y cómo se documenta la visita depende del organismo y de la materia. **Cuando la visita se salga de lo previsible, la llamada al asesor es parte del procedimiento, no una señal de alarma**; aquí se explica lo que sí depende de vosotros: encontrar los papeles y dejar constancia.
›¿Puedo pedir que vuelvan otro día?
Depende del tipo de visita. Lo que siempre podéis es pedir tiempo razonable para localizar un documento.
›¿Tengo que dar acceso a todo lo que pidan?
Ahí no se improvisa: es el momento de llamar al asesor antes de contestar.
›¿Y si encuentro un incumplimiento durante la visita?
Anotadlo y arregladlo después, con fecha. Corregir papeles en caliente es la peor salida.
Un caso real
La situación
Llega una inspección sin avisar y la persona que sabe dónde está todo está de vacaciones.
Qué haces
- Designa de antemano quién acompaña y deja el mapa de dónde está cada cosa por escrito
Qué consigues
La visita deja de depender de que una persona concreta esté ese día.
La situación
Piden un documento que no aparece y se contesta «lo tiene el gestor».
Qué haces
- Reconoce que no lo encuentra y compromete un plazo concreto por escrito
Qué consigues
Un hueco se convierte en un plazo cumplido en vez de en una sospecha.
La situación
Terminada la visita, nadie recuerda qué se entregó exactamente.
Qué haces
- Lleva su propia acta desde el minuto uno: qué piden, qué se entrega y a qué hora
Qué consigues
Se pueden cerrar los compromisos y contestar después sin reconstruir nada.
La situación
Llega una inspección y todo está en carpetas físicas.
Qué haces
- Mantiene el expediente accesible desde cualquier sitio
Qué consigues
Se enseña en el momento.
La situación
Nadie sabe con certeza qué información existe.
Qué haces
- Mantiene el archivo organizado y localizable
Qué consigues
Se puede acompañar sabiendo de qué se habla.
La situación
No queda constancia de qué se enseñó.
Qué haces
- Registra lo entregado con fecha y detalle
Qué consigues
Lo actuado queda documentado.
Este artículo responde a
- viene una inspeccion que hago
- que documentos me van a pedir en una inspeccion
- como prepararse para una auditoria sorpresa
- que se entrega a un inspector