Trazabilidad y cumplimiento
Enseñar el histórico a alguien de fuera
Un auditor, un abogado, un cliente: qué darles y qué no.
Llega el momento de enseñar cómo trabajáis a alguien que no está dentro. La tentación es preparar una carpeta con lo que le vais a enseñar, y es justo lo que no hay que hacer: si la selección la hacéis vosotros, quien mira lo sabe y pedirá el resto.
Las tres formas, de mejor a peor
| Cómo | Cuándo | Qué deja |
|---|---|---|
| Acceso de consulta acotado | Auditorías, revisiones periódicas | Nada suelto, y queda registrado qué miró |
| Exportación con sus fechas | Cuando tiene que quedárselo: un abogado, un juzgado | Un archivo que ya no controláis |
| Capturas de pantalla | Nunca, si se puede evitar | Algo que cualquiera podría fabricar |
Lo que hay que acotar antes de dar acceso
- El alcance: la obra, el cliente o el periodo del que va la revisión, y nada más.
- El tiempo: acceso mientras dure el encargo, no indefinido.
- El nivel: consulta. Nadie de fuera necesita poder cambiar nada.
Importante
Si vuestros expedientes contienen documentos de terceros —trabajadores de una subcontrata, clientes de un cliente—, dar acceso amplio no es solo una decisión vuestra: estáis enseñando información de gente que no lo ha autorizado. Acotad al alcance real.
Ojo con esto
No modifiques ni reorganices nada mientras dura una revisión o una reclamación. Todo cambio queda registrado con su fecha, y un cambio hecho después de que empiece se lee siempre de la peor manera.
Ten en cuenta
Un acceso acotado suele impresionar más que un dossier preparado: enseña que el control existe de verdad, no que sabéis montar una carpeta.
›¿Queda constancia de lo que miró?
Sí, con fecha y hora.
›¿Puedo quitarle el acceso al terminar?
Sí, y hay que hacerlo ese día.
›¿Y si pide algo que está fuera del alcance?
Se le da si procede, ampliando el alcance de forma expresa. No conviene dar acceso amplio «por si acaso».
Un caso real
La situación
Un cliente grande pide auditar cómo se controla la documentación de sus obras.
Qué haces
- Le da acceso de consulta acotado a sus tres obras
- Por el tiempo que dura la auditoría
Qué consigues
El auditor mira lo que necesita, queda registrado, y no sale ni un documento de otro cliente.
La situación
Se enseña el histórico mandando capturas.
Qué haces
- Comparte el expediente con acceso controlado
Qué consigues
El tercero comprueba en lugar de creer.
La situación
Se comparte de más al enseñar un caso.
Qué haces
- Comparte solo lo que corresponde
Qué consigues
Se entrega lo pedido sin dar de más.
La situación
No queda constancia de qué se enseñó.
Qué haces
- Registra qué se compartió y con quién
Qué consigues
La entrega es demostrable después.
La situación
El acceso queda abierto tras la revisión.
Qué haces
- Retira el acceso al terminar
Qué consigues
El histórico no se queda expuesto.
La situación
El auditor quiere comprobarlo por su cuenta.
Qué haces
- Le da acceso de solo lectura al expediente
Qué consigues
Comprueba sin intermediarios.
Este artículo responde a
- dar acceso a un auditor a los expedientes
- enseñar el historial a un cliente
- compartir trazabilidad con un tercero
- exportar el registro para un abogado