Trazabilidad y cumplimiento
Qué queda registrado
Todo lo que toca un documento deja rastro, y eso juega a vuestro favor.
Casi todo lo que ocurre alrededor de un documento se registra: quién lo subió, quién lo abrió, quién lo aprobó, quién lo descargó y cuándo. Suena a vigilancia y no lo es: es lo que permite responder preguntas que de otro modo serían la palabra de uno contra la de otro.
Qué se registra
| Momento | Qué queda |
|---|---|
| Subida | Quién y cuándo |
| Envío | A quién, por qué canal, si llegó y si se abrió |
| Aprobación o rechazo | Quién decidió, cuándo y con qué motivo |
| Descarga o consulta | Quién accedió y cuándo |
| Cambio de un dato | El valor anterior, el nuevo y quién lo cambió |
Para qué sirve, en la práctica
- Cerrar un «no nos avisasteis» con una fecha en lugar de con una discusión.
- Enseñar a un auditor que el control se aplicó de verdad, no solo sobre el papel.
- Saber quién puede responder una duda sobre un expediente de hace dos años.
Importante
El registro no se puede editar, tampoco por un administrador. Es lo que le da valor: un registro que alguien pudiera retocar no probaría nada, porque quien lo retocaría es justo quien tendría motivo.
Ojo con esto
Que quede registrado quién descarga qué es también una protección para vosotros mismos: si un día sale un documento de donde no debía, la pregunta tiene respuesta.
Ten en cuenta
Nada de esto se activa: existe desde el primer día. Lo único que hay que decidir es cuánto tiempo se conserva, que va en vuestra política.
›¿Puede alguien borrar su rastro?
No.
›¿Ve el registro todo el mundo?
No, solo quien administra. Es información sensible sobre personas del equipo.
›¿Se registra lo que hace un tercero?
Sí: cuándo abrió su enlace, qué entregó y cuándo firmó.
Un caso real
La situación
Nadie recuerda quién aprobó un certificado que resultó estar caducado.
Qué haces
- Se mira el registro del expediente
Qué consigues
Consta quién lo aprobó y cuándo; se corrige el criterio en lugar de buscar culpables a ciegas.
La situación
Nadie sabe qué queda registrado de cada acción.
Qué haces
- Consulta el registro de un caso real
Qué consigues
Se sabe con qué se cuenta.
La situación
Se afirma algo que el registro no respalda.
Qué haces
- Comprueba antes qué consta
Qué consigues
Se afirma lo que se puede demostrar.
La situación
Un cliente pregunta qué se guarda de su actividad.
Qué haces
- Le explica qué campos componen el registro
Qué consigues
La respuesta es concreta y verificable.
La situación
Se busca una acción concreta en el histórico.
Qué haces
- Filtra por fecha, usuario o expediente
Qué consigues
Se encuentra sin recorrer todo.
La situación
Se teme que el registro se pueda alterar.
Qué haces
- Comprueba que las entradas no se editan
Qué consigues
El valor está en que nadie pueda corregirlo.
Este artículo responde a
- qué acciones quedan registradas
- se guarda quién abre un documento
- hay registro de lo que hago
- me están vigilando en la plataforma