Administración
Cuando el equipo pasa de cinco a cincuenta
Lo que funcionaba con cinco personas deja de funcionar, y no avisa.
Con cinco personas todo funciona sin configurar nada: todos ven todo, todos pueden todo, y si algo falla se resuelve hablando. Ese modelo aguanta hasta un punto y deja de funcionar sin avisar — normalmente entre las quince y las veinticinco personas.
Las señales de que ya no vais por cinco
| Señal | Qué está pasando |
|---|---|
| Alguien borra algo sin querer | Demasiada gente con permiso de borrar |
| Nadie sabe quién lleva un expediente | Falta dueño, y con cinco no hacía falta |
| Se pregunta por chat quién ha hecho qué | El registro existe, pero nadie lo usa todavía |
| Un compañero ve algo que no debería | Hace falta separar por equipos |
| Hay siete administradores | Nadie se siente responsable de nada |
Importante
Ninguna de estas señales es un fallo de la herramienta: son el modelo de cinco personas aplicado a veinticinco. Y ninguna se arregla sola, porque cada una individualmente parece un caso aislado.
El orden en que conviene arreglarlo
- 1
Bajar a dos administradores
Es lo más rápido y lo que más riesgo quita. Media hora.
- 2
Quitar el permiso de borrar a quien no lo necesita
Casi nadie lo necesita a diario, y es el que más daño hace.
- 3
Poner dueño a los expedientes
Uno por caso, con nombre. Es lo que evita los expedientes muertos.
- 4
Separar por equipos si hay algo que no todos deban ver
Y solo entonces: partir antes de que haga falta estorba.
Ojo con esto
No lo hagáis todo el mismo día ni sin avisar. Quitar permisos sin explicar por qué se lee como desconfianza, y la gente lo recuerda más tiempo del que dura la mejora.
Ten en cuenta
El momento natural para esto es cuando entra alguien nuevo y no sabéis qué permisos darle. Esa duda es la señal: significa que ya no hay un perfil único que valga para todos.
›¿Cuándo toca exactamente?
No hay número mágico. La señal es la duda sobre qué permisos dar a alguien nuevo.
›¿Se puede volver atrás?
Sí, todo se ajusta. Pero conviene explicar los cambios en vez de hacerlos en silencio.
›¿Y si crecemos muy rápido?
Entonces empezad por los dos administradores y el permiso de borrar; el resto puede esperar.
Un caso real
La situación
Una empresa pasa de 8 a 30 personas en un año y todos siguen siendo administradores.
Qué haces
- Baja a dos administradores
- Quita el permiso de borrar a 26 personas
- Explica por qué en la reunión
Qué consigues
Desaparecen los borrados accidentales sin que nadie lo viva como desconfianza.
La situación
Lo que servía con cinco personas se rompe con cincuenta.
Qué haces
- Revisa permisos y estructura al crecer
Qué consigues
La organización acompaña al equipo.
La situación
Todos siguen siendo administradores.
Qué haces
- Ajusta los perfiles al puesto
Qué consigues
El acceso deja de ser general.
La situación
Nadie sabe quién lleva qué.
Qué haces
- Asigna responsables por proceso
Qué consigues
Las peticiones llegan a alguien.
La situación
Cada área monta sus propias plantillas.
Qué haces
- Unifica lo que se repite
Qué consigues
Las mejoras llegan a todos.
La situación
El alta de gente nueva se hace a mano cada vez.
Qué haces
- Define un proceso de alta
Qué consigues
El crecimiento no consume una persona.
Este artículo responde a
- organizar la plataforma al crecer el equipo
- todos son administradores y ya somos muchos
- reorganizar permisos empresa en crecimiento
- escalar la gestión documental