Tu espacio de trabajo
Usuarios, roles y permisos
Quién es usuario, quién es participante externo, y qué puede hacer cada rol.
La confusión más común al empezar es pensar que hay que dar de alta a los proveedores. No: los proveedores, clientes y firmantes son participantes externos y no tienen cuenta. Usuarios son solo las personas de tu organización.
Qué puede hacer cada rol
| Rol | Puede | No puede |
|---|---|---|
| Propietario | Todo, incluida la facturación y cerrar la cuenta | — |
| Administrador | Configurar la organización, invitar y quitar gente, ver todo | Tocar la facturación |
| Editor | Crear procesos, pedir documentos, mandar a firmar, certificar | Cambiar la configuración ni gestionar usuarios |
| Lector | Consultar y descargar lo que tenga asignado | Crear ni modificar nada |
Invitar a alguien
- 1
Ajustes → Miembros → Invitar
Se necesita solo su correo. Le llega una invitación para crear su acceso.
- 2
Elige el rol
Se puede cambiar después, así que no hay que acertar a la primera.
- 3
Añádelo a un grupo si tenéis varios equipos
Los grupos son la forma de que alguien vea lo de su departamento y no lo de toda la empresa.
Cuando alguien se va
Quitarle el acceso es inmediato, pero lo que hizo no desaparece: los documentos que subió, los procesos que lanzó y las firmas que gestionó siguen en su sitio con su nombre. Es deliberado — si desapareciera, el histórico dejaría de ser trazable.
Ojo con esto
Antes de quitar el acceso, mira si esa persona tiene procesos en marcha asignados a ella. Se pueden reasignar; si no lo haces, quedan esperando a alguien que ya no entra.
Preguntas frecuentes
›¿Un proveedor cuenta como usuario?
No. Es un participante externo: abre un enlace, sube lo suyo y no tiene cuenta. No consume licencia.
›¿Puedo tener a alguien que solo vea, sin poder tocar?
Sí, ese es el rol de lector.
›¿Los grupos limitan lo que se ve?
Sirven para organizar el acceso por equipo o departamento, de modo que cada uno trabaje con lo suyo.
›¿Puede haber más de un propietario?
Conviene que haya al menos dos personas con capacidad de administrar, para no depender de una sola cuenta el día que esa persona no esté.
Un caso real
La situación
Una empresa de 30 personas quiere que cada departamento vea solo lo suyo, pero que dirección lo vea todo.
Qué haces
- Crea un grupo por departamento
- Da rol de editor a quien trabaja y de lector a quien solo consulta
- Deja a dirección como administradora
Qué consigues
Cada equipo entra y ve su trabajo, sin el ruido del resto, y dirección conserva la visión completa.
La situación
Todos tienen permisos de administrador.
Qué haces
- Da a cada uno lo que su trabajo necesita
Qué consigues
El acceso deja de ser general por defecto.
La situación
Alguien no puede hacer algo y se le sube a administrador.
Qué haces
- Revisa qué permiso concreto hace falta
Qué consigues
Se concede lo mínimo.
La situación
Cambia alguien de puesto y conserva sus permisos.
Qué haces
- Revisa los permisos al cambiar de puesto
Qué consigues
El acceso sigue al puesto.
La situación
Nadie sabe quién puede ver qué.
Qué haces
- Consulta los permisos por persona
Qué consigues
La foto de accesos existe.
La situación
Un externo necesita ver un solo expediente.
Qué haces
- Le da acceso a ese expediente y nada más
Qué consigues
Ve lo suyo sin entrar a lo demás.
Este artículo responde a
- invitar a alguien de mi equipo a la plataforma
- diferencia entre usuario y participante externo
- qué permisos tiene cada rol
- cómo quito el acceso a alguien que se va de la empresa
- crear grupos de usuarios